Blogs

Trong kỉ nguyên số hóa ngày càng phát triển ngày nay, các doanh nghiệp đang dần dịch chuyển những phương thức quản lý truyền thống sang kĩ thuật số. Để chuyển đổi số thành công và ổn định, không thể thiếu sự hỗ trợ từ các phần mềm công nghệ. Tuy nhiên, sự xuất hiện của nhiều phần mềm quản lý doanh nghiệp khác nhau dẫn đến những khó khăn nhất định trong việc lựa chọn sản phẩm phù hợp nhất. Vậy đâu là yêu cầu quan trọng mà một phần mềm quản lý doanh nghiệp cần có? 

Doanh nghiệp đang dần chuyển sang ứng dụng phần mềm trong quản lý - Ảnh: Internet

Nhiệm vụ chính của các phần mềm quản lý doanh nghiệp là quản trị toàn bộ hệ thống của doanh nghiệp. Cụ thể, phần mềm sẽ tích hợp hoạt động của các phòng ban, bộ phận trên một hệ thống duy nhất; giúp tăng tương tác giữa các bộ phận, đẩy nhanh các quy trình hoạt động như Sales, tuyển dụng, xử lý hợp đồng,... Nhìn chung, phần mềm quản lý doanh nghiệp hoạt động như ứng dụng phần mềm đa hệ, tích hợp tổng thể, giúp doanh nghiệp hoạch định chiến lược, thực hiện và kiểm soát các hạng mục.

4 yêu cầu quan trọng các phần mềm quản lý doanh nghiệp cần có

Thiết kế theo kiểu phân hệ

Mỗi phân hệ ứng với một bộ phận, phòng ban cụ thể trong công ty và chỉ đảm nhiệm một chức năng duy nhất của phòng ban đó. Nhân sự vừa có thể hoàn thành các nhiệm vụ theo phòng ban mình vừa có thể tương tác với các bộ phận khác thông qua hệ thống phân hệ. Ngoài ra, nhân viên mới của doanh nghiệp cũng dễ dàng nắm bắt sơ đồ tổ chức của công ty, không cần tốn quá nhiều thời gian training.

Khả năng vừa độc lập, vừa liên kết của các phân hệ

Việc tích hợp các phân hệ trên cùng một phần mềm cho phép doanh nghiệp tổng hợp thông tin giữa các phòng ban, đảm bảo sự đồng nhất, hạn chế xử lý dữ liệu ở nhiều nơi. Điều này giúp hạn chế rủi ro và sai phạm khi chuyển đổi dữ liệu giữa các phòng ban. Đồng thời, tạo nên một quy trình làm việc hoàn thiện, giúp các nhà quản trị có cơ sở để quy trách nhiệm khi có sai sót. 

Khả năng phân tích

Các báo cáo ghi nhận về doanh thu, các loại chi phí được phần mềm quản lý doanh nghiệp lưu lại cho phép cấp quản lý phân tích hiệu quả kinh doanh ở từng thời điểm. Bằng cách đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh thông qua tính năng phân tích chuyên sâu, các phần mềm quản lý doanh nghiệp giúp các nhà lãnh đạo hiểu biết hơn về xu hướng thị trường, kết hợp giữa thời gian thực tế và các giai đoạn trong vòng đời của sản phẩm để ra quyết định đúng đắn về chiến lược kinh doanh dài hạn. 

Các phần mềm quản lý doanh nghiệp hỗ trợ phân tích tình hình kinh doanh - Ảnh: Internet

Sự cộng tác

Một trong những thất bại trong quản lí doanh nghiệp thường đến từ việc các nhân viên không có sự gắn kết, làm mất đi sự đồng bộ giữa các phòng ban. Chính vì thế, sự cộng tác là yếu tố quan trọng nhất mà một phần mềm quản lý doanh nghiệp cần có. Với sự kết hợp từ nhiều phần mềm khác (HRM, ERP,...), doanh nghiệp có thể tạo nên một hệ thống hoàn thiện xuyên suốt giữa các phòng ban. Điều này giúp tăng sự tương tác giữa nhân viên, các quản lý cấp cao cũng dễ dàng thông báo, hiểu rõ những nhu cầu của nhân viên mình. 

Những tính năng nổi bật của phần mềm quản lý doanh nghiệp

Sự khác nhau giữa các nền tảng công nghệ thế hiện qua nhiều khía cạnh: tính năng, khả năng thích nghi với cơ sở hạ tầng, giao diện, cách sử dụng... Để có được sự lựa chọn chính xác nhất, đảm bảo tối ưu các hoạt động kinh doanh hiệu quả, nhanh chóng và phù hợp với doanh nghiệp, các nhà quản trị nên lưu ý 4 đặc điểm nổi bật sau của phần mềm quản lý:

Activity Stream: Trạng thái công việc, hình ảnh, ý tưởng, tài liệu, sự kiện... của từng nhân viên sẽ được thể hiện đầy đủ tại đây. Activity Stream được cập nhật liên tục, được các doanh nghiệp sử dụng như một kênh truyền thông nội bộ nhờ tính tương tác cao. Nhờ đó, các thông báo, hoạt động hoặc hỗ trợ truyền thông từ nội bộ đều sẽ được tận dụng một cách đầy đủ và hiệu quả nhất.

Quản lý nội bộ doanh nghiệp thông qua những sự tương tác công khai - Ảnh: YouNet SI

Calendars: Một số phần mềm quản lý cung cấp tính năng Calendars thông báo lịch cá nhân hay làm việc nhóm trên một hệ thống. Qua đó, cấp quản lý hạn chế việc bỏ lỡ các sự kiện, cuộc họp quan trọng nhờ sử dụng tính năng nhắc nhở (Reminder).

Chat and calls: Trong thời đại công nghệ phát triển như ngày nay, doanh nghiệp luôn đề cao các cuộc trao đổi, họp trực tuyến diễn ra trong nội bộ doanh nghiệp. Phần mềm sẽ lưu lại toàn bộ nội dung này, giúp nhân sự bỏ lỡ dễ dàng nắm bắt thông tin mới nhất. Hệ thống cung cấp tính năng nghe gọi không chỉ bằng âm thanh mà còn bằng hình ảnh, rất hữu ích cho các cuộc họp online.

Tính năng gọi video giúp doanh nghiệp tổ chức các cuộc họp nội bộ, với khách hàng hoặc đối tác - Ảnh: YouNet SI

Email và Drive: Không gian email không giới hạn, hệ thống chống thư rác, virus… giúp doanh nghiệp quản lý hộp thư với nguồn dữ liệu “khổng lồ”. Với các phần mềm quản lý hiện đại như trên nền tảng Bitrix24, chức năng one-click giúp người dùng truy cập email mà không cần đăng nhập, giúp tiết kiệm thời gian. Đồng thời, Bitrix24 cũng hỗ trợ lưu trữ dữ liệu thông qua Drive, giúp đồng bộ hóa các tập tin, cho phép theo dõi và chỉnh sửa trực tuyến trên nhiều thiết bị. Việc chia sẻ tài liệu cũng an toàn và hiệu quả hơn nhờ nguồn dữ liệu được lưu trên máy chủ.

Thông tin lưu trữ được bảo mật cao với phần mềm quản lý trên nền tảng Bitrix24 - Ảnh: YouNet SI

Để phát huy tối đa giá trị hoạt động của các phần mềm quản lý doanh nghiệp, cấp quản lý cần tìm hiểu, đánh giá tính năng cụ thể cũng như chất lượng từ nhà cung cấp. Việc lựa chọn phần mềm quản lý chính xác là bước đi quan trọng giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động, khẳng định vị thế trên thị trường.

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

YouNet SI - Doanh nghiệp đi đầu trong tư vấn và triển khai các giải pháp quản trị truyền thông, cộng tác và số hóa các quy trình hoạt động Doanh nghiệp. YouNetSI hiện là đối tác chiến lược của Bitrix Inc. (Bitrix24 & BSM) trong triển khai hệ thống Bitrix24 tại thị trường Việt Nam, Đông Nam Á và Mỹ. 

Liên hệ TẠI ĐÂY hoặc hotline: (+84) 91-958-7388 để nhận tư vấn trực tiếp.