Blogs

Trong một thị trường cạnh tranh sôi nổi và gay gắt như hiện nay, nếu không có một chiến lược quản trị dự án hiệu quả, doanh nghiệp sẽ khó tăng trưởng nếu không nói là phải đối mặt với vô vàng rào cản và sai sót trong quá trình quản lý hoạt động kinh doanh dài hạn.

Dù cho lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp bạn là gì, việc ứng dụng hợp lý các mô hình quản lý dự án sẽ giúp cải thiện đáng kể lợi tức kinh doanh cho doanh nghiệp. Trong bài viết này chúng ta sẽ cùng điểm qua 8 mô hình/giải pháp quản trị dự án phổ biến giúp tối ưu năng lực quản lý dự án, tạo lợi thế cạnh tranh vượt trội cho doanh nghiệp.

1. Mô hình Agile

Agile là một mô hình quản lý dự án ưu tiên tính linh hoạt, chia nhỏ tiến độ dự án thành các các chu kỳ gọi là các sprint (nước rút) để tập trung vào việc cải tiến liên tục để phát triển, hoàn thiện một sản phẩm hoặc dịch vụ. Theo đó, tại cuối mỗi chu kỳ, thành phẩm tạo ra sẽ được gửi đến khách hàng để đánh giá. Dựa trên ý kiến phản hồi giúp đội ngũ nhân viên đưa ra những thay đổi kịp thời & phù hợp với nhu cầu thị trường.

Agile chia nhỏ dự án thành các các sprint (nước rút) nhằm đảm bảo thành phẩm cuối cùng luôn phù hợp với yêu cầu của khách hàng và thị trường.

Agile thường được ứng dụng trong những dự án công nghệ thông tin, khi yếu tố thời gian là ưu tiên hàng đầu. Agile tăng cường sự tương tác giữa các thành viên trong dự án và với khách hàng, góp phần rút ngắn thời gian ứng phó với những thay đổi đột ngột đối với sản phẩm. Ngoài ra, Agile còn được ứng dụng tại các doanh nghiệp có môi trường kinh doanh liện tục thay đổi hoạt động trong các lĩnh vực ngoài CNTT như Marketing, Tuyển dụng, Tổ chức sự kiện…

2. Bản kế hoạch Kanban

Là mô hình quản lý dự án do Tập đoàn Toyota phát triển và đang được ứng dụng tại phần lớn doanh nghiệp hàng đầu, bản kế hoạch Kanban cho phép doanh nghiệp chia nhỏ dự án thành từng tác vụ riêng lẻ. Đồng thời, hình ảnh hóa những tác vụ đó nhằm giúp các thành viên trong dự án nắm bắt và cập nhật nhanh chóng những diễn biến trên từng tác vụ cụ thể.

Kanban hình ảnh hóa những tác vụ dự án giúp người dùng nắm bắt và cập nhật nhanh chóng những diễn biến trên từng giai đoạn dự án

Bản thông tin Kanban thường có 3 phần chính: tác vụ được giao, đang thực hiện và hoàn thành. Tuy nhiên, thứ tự sắp xếp và hiển thị có thể được tùy biến nhờ vào thao tác “kéo & thả” linh hoạt. Kanban có thể được ứng dụng vào nhiều khía cạnh trong doanh nghiệp từ quản lý dự án, đến quản lý tuyển dụng, quản lý công văn…

3. Khung làm việc Scrum

Scrum là một biến thể của mô hình Agile,  được sử dụng rộng rãi trong lĩnh vực phát triển phần mềm. Tuy nhiên, Scrum có thêm vài đặc điểm khác biệt như: khả năng phân quyền người chịu trách nhiệm dự án (Scrum Master) – có nhiệm vụ theo dõi tiến độ và hỗ trợ các thành viên dự án giải quyết các vấn đề phát sinh; chức năng thiết lập các mục tiêu ngắn hạn nhằm khuyến khích người dùng đẩy nhanh tiến độ dự án...

4. Waterfall

Waterfall là mô hình quản lý dự án liên tiếp, trong đó mỗi giai đoạn của dự án (như nghiên cứu tính khả thi, lập kế hoạch, thiết kế, xây dựng, kiểm tra, sản xuất và bảo trì) phải được hoàn thành trước khi chuyển sang giai đoạn kế tiếp. Đây là mô hình thường được ứng dụng trong ngành xây dựng và ngành sản xuất, vì các dự án trong hai ngành này đều có cách tiếp cận cố định, theo cấu trúc và ít thay đổi trong suốt quá trình thực hiện.

Mô hình quản lý này giúp giảm thiểu tối đa rủi ro phát sinh do mỗi giai đoạn của Waterfall đều đòi hỏi một lượng công việc nhất định cần hoàn thành và kiểm tra lại. Nhờ đó, nhân viên sẽ có thêm cơ hội để tìm kiếm, sửa chữa các sai sót / vấn đề và khắc phục chúng tại chỗ, trước khi sang đến giai đoạn kế tiếp. Ngoài ra, Waterfall ưu tiên tài liệu hóa từng giai đoạn của dự án giúp thành viên dự án dễ dàng cập nhật, truyền đạt tiến trình đến khách hàng và các bên liên quan. Khách hàng có thể nhanh chóng tiếp cận tài liệu dự án mỗi khi họ cần thêm thông tin chi tiết (như các thông tin về chi phí, qui mô, thời gian, v.v...).

Tuy nhiên, sự thiếu linh hoạt lại là nhược điểm lớn nhất của mô hình này. Một khi giai đoạn của dự án đã hoàn thành, rất khó khăn, tốn kém để quay lại và thực hiện thay đổi khi cần thiết. Ví dụ, khi một nhóm phát triển phần mềm thiết kế ra một sản phẩm, họ nhận thấy rằng một tính năng bị thiếu, với Waterfall họ buộc phải quay lại, bắt đầu lại từ đầu để bổ sung tính năng này.

5. Critical Path Method (CPM)

Là mô hình quản lý dự án dựa trên thuật toán ước tính để xác định thời lường, thời gian dự trữ để tìm ra phương án triển khai tối ưu nhất. Trong đó, trước mỗi dự án quản lý viên sẽ phải lên kế hoạch và liệt kê những hoạt động liên quan đến dự án, mối quan hệ của từng hoạt động, và ước tính thời gian hoàn thành từng hoạt động.

CPM giúp các thành viên có cái nhìn tổng quan hơn về dự án, từ đó tìm ra phương án tốt nhất, giảm bớt các quy trình, thủ tục để hoàn thành dự án với kết quả cao và trong thời gian ngắn nhất. Tuy nhiên, mô hình này chỉ phù hợp với những dự án với quy mô lớn, ổn định, ít có sự thay đổi trong suốt thời gian triển khai.

6. Six Sigma

Là mô hình quản lý dự án tương đối mới, mục đích của 6 Sigma là quản lý chất lượng, cải thiện các quy trình dự án, lường trước và loại bỏ các vấn đề ngay cả khi chưa phát sinh. Thay vì chỉ tìm ra các giải pháp ngắn hạn hoặc tạm thời để giải quyết vấn đề, 6 Sigma sẽ giúp thành viên dự án đi sâu phân tích và kiểm soát các tác nhân chính có thể ảnh hưởng đến tiến độ tổng thể.

Để phát huy hiệu quản quản lý của mô hình 6 Sigma yêu cầu thành viên dự án có khả năng phân tích & dự kiến kết quả, định hướng cụ thể,  rõ ràng từ giai đoạn đầu

Mô hình 6 Sigma bao gồm 5 bước chính:

• Define (Xác định) vấn đề, ý kiến của khách hàng, và mục tiêu dự án một cách cụ thể.

• Measure (Đo lường) những khía cạnh quan trọng dự án và thu thập những dữ liệu liên quan.

• Analyze (Phân tích) dữ liệu nhằm khảo sát và đảm bảo mọi yếu tố của dự án được kiểm soát.

• Improve (Nâng cao hay tối ưu) nhằm loại bỏ những sai sót, và hoàn thiện quy trình để tăng cường hiệu quả quản lý

• Control (Kiểm soát) trạng thái dự án để đảm bảo mọi sai lệch được điều chỉnh nhằm đem lại sản phẩm hoàn thiện nhất, bao gồm kiểm soát quá trình thống kê, bảng phân loại sản phẩm, mô hình hóa quy trình sản xuất, và giám sát liên tục quá trình triển khai.

Để mô hình 6 Sigma phát huy tối đa hiệu quả quản lý, yêu cầu dự án phải có định hướng cụ thể và rõ ràng từ giai đoạn đầu. Vì thế mô hình này không phù hợp sử dụng trong những dự án có tính chất thay đổi liên tục.

7. Rapid Applications Development (RAD)

Tương tự mô hình Agile và Scum, mô hình RAD được ứng dụng chủ yếu trong các dự án phát triển ứng dụng/phần mềm, nơi sự thay đổi là yếu tố tất yếu và thường xuyên diễn ra.  Mô hình này gồm có 4 giai đoạn chính, xoay vòng liên tục cho đến khi dự án kết thúc.

• Giai đoạn 1: Lên kế hoạch chuẩn bị - thu thập thông tin cần thiết (yêu cầu khách hàng, cải tiến, sửa lỗi…) để triển khai dự án.

• Giai đoạn 2: Chuyển đổi thiết kế/ ý tưởng từ khách hàng thành cấu trúc sản phẩm

• Giai đoạn 3: Thi công liên tục – sản xuất thành phẩm dựa trên cấu trúc mẫu và yêu cầu khách hàng

• Giai đoạn 4: Phát hành thử nghiệm sản phẩm và nghiệm thu

8. Biểu đồ Gantt

Biểu đồ Gantt là một trong những công cụ phổ biến nhất được sử dụng trong quản lý dự án để thể hiện tất cả hoạt động trong công tác quản lý dự án bao gồm các nhiệm vụ lớn và nhiệm vụ nhỏ (subtask), thời gian và thứ tự thực hiện các công việc. Không giống như những mô hình khác, biểu đồ Gantt sử dụng cách tiếp cận trực quan để cung cấp cho người quản lý một cái nhìn tổng quan ngay lập tức về dự án, các nhiệm vụ liên quan, người phụ trách và thời gian mỗi nhiệm vụ phải được hoàn thành.

Một số lợi ích vượt trội mà biểu đồ Gantt đem lại cho doanh nghiệp bao gồm: cải thiện hiệu quả quản lý và phân bổ nguồn lực cho dự án; tăng cường tính minh bạch và rõ ràng trong việc trao đổi thông tin giữa các thành viên dự án…

Nhìn chung, các dự án kể trên có thể được phân làm hai nhóm chính: truyền thống & hiện đại. Theo đó, đối với những doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực CNTT, phát triển phần mềm, Marketing… phải thường xuyên xử lý những dự án với tính chất linh hoạt, liên tục thay đổi về yêu cầu sản phẩm, thời gian và ngân sách triển khai cần ưu tiên ứng dụng những mô hình quản lý hiện đại như: Agile, Scrum và RAD.

Ngược lại, các mô hình truyền thống sẽ phù hợp với những dự án trong các lĩnh vực như xây dựng, các dự án thiết kế & lắp ráp xe … đòi hỏi sự tính toán kỹ lưỡng với mục tiêu rõ ràng. Những mô hình truyền thống như: Waterfall, Six Sigma, CPM sẽ giúp rút ngắn thời gian triển khai, hạn chế tối đa rủi ro. Tuy nhiên, những mô hình này có thể sẽ ảnh hưởng đáng kể đến yếu tố sáng tạo và cải tiến khi tất cả hoạt động, quy trình dự án được đặt trong một môi trường cố định. Riêng đối với mô hình biểu đồ Gantt và Kanban có thể được ứng dụng song song cùng bất kỳ mô hình kể trên, cho phép cải thiện đáng kể hiệu suất xử lý công việc, nâng cao tính cộng tác và gắn kết các thành viên dự án.

Về YouNet SI:

YouNet SI là đối tác chính thức và hàng đầu của Bitrix24 tại thị trường Việt Nam và Đông Nam Á. Với hơn 300 dự án triển khai thành công, YouNet SI là đơn vị dẫn đầu về kinh nghiệm tư vấn và triển khai giải pháp Enterprise Social Network trên nền tảng Bitrix24. Với Bitrix24 là một trong những nền tảng quản lý dự án trực tuyến hàng đầu và hoàn toàn miễn phí, tích hợp sẵn các tính năng như: hệ thống quản lý tác vụ tự động; quản lý hồ sơ; biểu đồ Gantt; Kanban; cùng hàng loạt các công cụ cộng tác khác.

Bên cạnh đó, YouNet SI cũng là đơn vị dẫn đầu về phát triển, và cung cấp giải pháp/ ứng dụng quản lý dự án,giám sát hoạt động kinh doanh với các module mở rộng tiến tiến như: module quản lý vật tư, CRM Advanced Report…  phục vụ nhu cầu thực tiễn của doanh nghiệp trên nền tảng Bitrix24. YouNet SI đã và đang nhận được sự tin tưởng của nhiều doanh nghiệp trên nhiều lĩnh vực như: viễn thông, xây dựng, ngân hàng, bán lẻ , giáo dục... 

Tìm hiểu thêm về giải pháp Enterprise Social Network-Bitrix24 từ YouNet SI tại đây. Hoặc tham khảo kho ứng dụng/module từ YouNet SI tại đây.