Blogs

Biểu đồ Gantt là một trong những công cụ phổ biến nhất được sử dụng trong quản lý dự án để thể hiện tất cả hoạt động trong công tác quản lý dự án bao gồm các nhiệm vụ lớn và nhiệm vụ nhỏ (subtask), thời gian và thứ tự thực hiện các công việc. Không giống như những phương pháp khác, biểu đồ Gantt sử dụng cách tiếp cận trực quan để cung cấp cho người quản lý một cái nhìn tổng quan ngay lập tức về dự án, các nhiệm vụ liên quan, người phụ trách và thời gian mỗi nhiệm vụ phải được hoàn thành.

Các thanh ngang trên biểu đồ thể hiện cho từng nhiệm vụ (với các thông tin bổ sung như về người phụ trách), ngày bắt đầu, thời hạn hoàn thành cũng như ngày kết thúc dự án - giúp cho mọi người có một cái nhìn rõ ràng về toàn bộ tiến trình của dự án.

Các vấn đề chính trong quản lý dự án

Tất nhiên, như những công cụ quản lý dự án khác, biểu đồ Gannt cũng có những sai sót nhưng hầu hết đều liên quan đến lỗi của con người. Các lỗi này thường xảy ra do con người sử dụng biểu đồ không đúng cách.

Bất lợi phổ biến nhất của biểu đồ này liên quan đến cấu trúc công việc - dự án ban đầu phải được chia thành các bước lớn và bước nhỏ. Nếu không làm tốt điều đó sẽ dẫn đến việc gộp chung các yếu tố hoặc sự kiện quan trọng mà đáng lẽ phải được tách riêng. Với các dự án lớn hơn, biểu đồ sẽ dễ bị rối và khó hiểu nếu bị mất đi những giai đoạn quan trọng.

Tất cả điều này có thể được cải thiện bằng một quy trình giám sát tổng thể tốt và với sự giải thích rõ ràng về mỗi bước nên thực hiện như thế nào. Một nhà quản lý dự án tốt sẽ tìm cách để sử dụng tất cả những tiềm năng của biểu đồ Gantt và tránh những lỗi đã đề cập ở trên.

Bí quyết hữu ích để tận dụng biểu đồ Gantt tối đa

Vậy làm thế nào để thiết kế một biểu đồ Gantt hoàn hảo? Chúng tôi sẽ đưa ra một vài bí quyết thực tế giúp bạn đảm bảo mỗi một dự án được hoàn thành đúng thời gian và ít bị lệch so với kế hoạch ban đầu nhất có thể.

1. Đánh dấu ngày bắt đầu và kết thúc của toàn bộ dự án

Bước đầu tiên và quan trọng nhất của mỗi dự án là xác định rõ ràng ngày bắt đầu và kết thúc. Có lẽ chúng ta không cần phải nhấn mạnh lại tầm quan trọng của bước này nữa, đặc biệt là với việc sử dụng biểu đồ Gantt nơi mà thời gian cần được chia nhỏ và chi tiết hơn nữa để tạo ra một quy trình công việc tốt.

2. Chia dự án thành những nhiệm vụ nhỏ và dễ theo dõi

Để tạo ra một biểu đồ Gantt tốt, bạn cần biết tất cả các quy trình liên quan từ đầu đến cuối. Hãy làm việc với các thành viên trong nhóm để vạch ra tất cả quy trình cần thiết và viết chúng xuống; bắt đầu từ khía cạnh quan trọng nhất và từ từ  đi vào từng chi tiết. Đồng thời, nghĩ đến cách thực hiện tất cả các nhiệm vụ trong khoảng thời gian dự tính ban đầu và hoàn thành dự án bằng tất cả các nguồn lực bạn có.

3. Nhóm nhiệm vụ hoặc làm việc với subtasks (nhiệm vụ con)

Lợi ích lớn nhất của biểu đồ Gantt là thể hiện trực quan toàn bộ dự án, vì vậy bạn có thể nhóm các nhiệm vụ khác nhau lại dưới một chủ đề xác định; điều này sẽ giúp mọi người biết họ cần làm gì và làm vào lúc nào chỉ với một cái nhìn thoáng qua biểu đồ. Bạn có thể tạo các subtasks để làm việc thuận lợi trên các dự án lớn.

4. Hiển thị với nhiều màu sắc khác nhau

Hiển thị trực quan có lẽ là một trong những lợi thế lớn nhất của biểu đồ Gantt, đặc biệt con người có xu hướng tiếp nhận mọi thứ tốt hơn khi chúng được trình bày với nhiều màu sắc khác nhau.

Bạn nên sử dụng màu khác nhau cho những mốc sự kiện khác nhau để mọi người có thể thấy một bức tranh rõ ràng về nhiệm vụ và thời gian hoàn thành (hãy đánh dấu cùng một màu cho những nhiệm vụ liên quan). Mọi người sẽ dễ dàng tìm thấy nhiệm vụ của họ bằng việc nhìn vào màu đặc trưng của nhiệm vụ đã được gán cho họ.

5. Xác định sự phụ thuộc

Việc xác định sự phụ thuộc giữa các yếu tố rất quan trọng, vì chúng thể hiện tầm quan trọng của mỗi một giai đoạn và độ ảnh hưởng của yếu tố này với các yếu tố khác như thế nào trong biểu đồ. Điều này giúp giảm thiếu các sai sót có thể xảy ra.

Sự phụ thuộc thường được thể hiện bằng một mũi tên để xác định trình tự của các sự kiện, giúp mọi người nắm được trình tự ưu tiên. Bằng cách đó bạn sẽ giảm thiểu tình trạng nhân viên tập trung vào những công việc không quan trọng đầu tiên mà bỏ qua những nhiệm vụ chính yếu, đảm bảo mỗi dự án được sắp xếp một cách hợp lý và hoàn hảo.

Điều gì khiến biểu đồ Gantt là một giải pháp tuyệt vời?

Biểu đồ Gantt là một giải pháp tuyệt vời để giải quyết các vấn đề về quản lý dự án, hãy cùng xem qua những lí do chính mà vì sao doanh nghiệp bạn nên sử dụng chúng để cải thiện hoạt động quản lý dự án.

1. Bạn có thể thấy được một bức tranh toàn cảnh hơn

Biểu đồ Gantt cho phép bạn xem phạm vi tổng thể của từng dự án, vì tất cả các hoạt động và nhiệm vụ đều được trình bày trên cùng một trang. Bạn có thể theo dõi tiến độ của dự án và khoảng thời gian nhân viên bỏ ra để hoàn thành chúng. Bạn cũng có được một cái nhìn sâu sắc về khối lượng công việc của từng thành viên trong nhóm và biết chính xác những gì mọi người cần làm, vào thời gian nào.

2. Bạn có thể tìm thấy và loại bỏ những cản trở trong quá trình quản lý dự án của bạn

Vì bạn có thể thấy rõ sự phụ thuộc giữa các yếu tố và những người phụ trách công việc, bạn sẽ lập tức xác định và loại bỏ được bất cứ vấn đề không tốt nào có thể xảy ra trước khi quá muộn. Về cơ bản, một biểu đồ Gantt sẽ hiện tất cả các báo cáo cho bạn, vì vậy bạn có thể nhìn thấy các vấn đề đang bị tắc nghẽn trên biểu đồ và xử lý chúng hiệu quả. Nếu vấn đề bạn đang gặp phải là có quá nhiều nhiệm vụ chồng chéo? Hãy yêu cầu thêm sự giúp đỡ từ hoặc sắp xếp lại một số subtask ít quan trọng hơn.

3. Bạn có thể phân bổ nguồn lực hiệu quả

Vì biểu đồ Gantt cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quan về toàn bộ dự án và lịch trình của nó, bạn có thể biết được với mỗi nhiệm vụ cần những nguồn lực gì. Từ đó bạn sẽ phân bổ nguồn lực hiệu quả và tránh lãng phí thời gian, tiền bạc.

4. Minh bạch và rõ ràng trong giao tiếp

Biểu đồ Gantt giúp tăng cường giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm cũng như những bên liên quan khác như cổ đông, khách hàng, vì mọi người có thể dễ dàng theo dõi quy trình và biết được nhiệm vụ của mình, nhiệm vụ đó ảnh hưởng đến công việc của những thành viên khác ra sao cũng như tình trạng hiện tại của dự án như thế nào.

Tóm lại, biểu đồ Gantt thật sự là một trong những công cụ hiệu quả nhất cho công tác quản dự án, giúp cả quản lý và nhân viên duy trì hiệu suất làm việc của tổ chức, nó cũng như một lời nhắc nhở liên tục về tầm quan trọng của mỗi giai đoạn và mỗi hành động của từng thành viên. Tạo một quy trình tốt trên biểu đồ Gantt cực kì dễ dàng cho các dự án đơn giản nhưng sẽ là cả một nghệ thuật trong những dự án phức tạp và tất cả sẽ phụ thuộc vào việc bạn đã chuẩn bị kĩ càng như thế nào từ bước đầu tiên.

YouNet SI - Enterprise Social Network (ESN - Social Intranet) cung cấp một giải pháp quản trị toàn diện cho doanh nghiệp với các tính năng hỗ trợ hoạt động quản lý dự án như biểu đồ Gantt, quản lý khối lượng công việc nhân viên, bộ đếm tasks, nhóm làm việc, report builder, báo cáo và extranet giúp doanh nghiệp quản lý dự án hiệu quả và chuyên nghiệp hơn.

Nguồn: Dịch từ bitrix24.com