Blogs

Từ việc phân tích rất nhiều case trong suốt quá trình làm dự án với Agencies của nhà YouNet. Ad đã chắt lọc những điểm đau "mấu chốt nhất" trong vận hành một agency đang phải đối mặt để giải quyết gọn trong loạt bài này. Đảm bảo “dân ngành” đọc là thấy mình ở đây.

Phải công nhận rằng Agency là phạm trù chưa bao giờ được “sướng” trong từ điển của ngành. Với đặc thù công việc là phục vụ “Client thiên thần” và đem lại những cái “Wow” cho nàng/chàng ngất ngây! Mà “Client” thì ai cũng biết “như nào, ra sao rồi đó”. Bởi thế, Agencies lắm trần ai, chưa khi nào hết ải khổ. Sự khổ thì len lỏi vào từng nhóm chức năng của agency khi phải phục vụ trăm Client cùng lúc. 

Hồi 1: Xác định vấn đề của cụm Agencies

Điển hình là… Sếp!

Sếp nào cũng nhiều nỗi âu lo, tuy nhiên là sếp ở Agency thì tuổi thọ thấp hơn nhiều. Vì Sếp thì cũng là Supersales, Các dự án lớn cũng phải chinh thân đi gặp Client, pitching cơ mà. Do đó

1. Sếp hay đi khách, muốn “work on phone” để quản lý project, task, phân quyền, Conference call, và theo dõi tiến độ dự án theo report real-time thì có được không?

2. Sếp không muốn liên tục “keep an eye on Account”, nhưng Sếp muốn biết được dự kiến “Số” mỗi tháng bao nhiêu theo report real-time để không phải liên tục hỏi han AM thì có được không?

3. Sếp muốn approved hợp đồng, báo giá tự động theo quy trình tự động, bằng chữ ký số để nhanh, gọn, an toàn thì có được không?

4. Sếp muốn tuyên dương, giữ lửa nhân viên mà không phải tối ngày ping chat loằng ngoằng dễ trôi đi mất thì có được không?

Tiếp theo là… Account Manager (AM)

AM cũng vậy, nhưng vai trò của AM đòi hỏi phải phân thân hơn nhiều. Để diễn tả trong 1 câu ngắn gọn thì “AM work on the go, Client ở đâu, có mặt em ở đó”

Bối cảnh:

1. Một bạn account tới mùa phải quản lý tầm 10 cái project lớn nhỏ cùng lúc. 

2. Mỗi dự án có yêu cầu khác nhau. Scope chắc chắn là khác.

3. Timeline khác.

4. Mỗi project lại đóng vai trò khác nhau (chẳng hạn Owner hay Advisor?)

Thách thức:

Đối với Internal team

1. Làm sao để biết được project nào đang ở tiến trình nào một cách nhanh nhất?

2. Làm sao để biết this week, today thì task nào? của Project nào đang cận kề deadline nhất để ưu tiên giải quyết tại từng thời điểm.

3. Làm sao để biết task nào đang là phụ thuộc của task nào? (Đừng nói với Ad là nó ở trong đầu iem đây này ahihi :)

4. Làm sao để Planner, Designer, Producer luôn “On the same page”, nhưng mỗi Role lại không cảm thấy bị spam vì bị lôi vào 77 49 group chat chung với +99 tin nhắn chưa kịp check?

Đối với Sếp (ở một thế giới khác, AM nghĩ)

1. Mãi mới chốt “Client” được cái hợp đồng mà sếp không có nhà để ký tá, Client lại lật thì…bắt đền nha

2. Sếp chưa kịp ký mà Client dí deadline production thì phải làm sao?

3. Rồi Sếp lại hay hỏi “tháng này dự kiến deal won bao tỉ em?” Nghe mà tức.

Đối với Client

Làm sao để chiều lòng một cách toàn vẹn?

1. Account phải ngày đêm tâm sự ỉ ôi, trực chat & call 24/7. Client có requirement mới - deadline gấp gấp, đang “on the go - chat on phone”, thì làm sao để tạo task mới cho team gấp trong một nốt nhạc? (Chat vô group là trôi á nha)

2. Làm sao để quản lý proposal, quotation, design file version 1.0 đến final, final 1, finalllll để dễ dàng truy xuất “trong 5 giây” tiếp chiêu ngay khi Client muốn quay lại Ver 1.0?

3. Làm sao để client cũng được theo dõi tiến độ dự án nhưng phải theo cách AM muốn. (Không được tự ý sửa, xóa, thêm, bớt, làm loạn file, etc.).

4. Client muốn trực tiếp brief cho designer, yêu cầu call conferencing mọi lúc mọi nơi, yêu cầu chất lượng HD chuẩn Zoom, không giới hạn time cho mỗi lần gọi? 

Đối với các nhóm functions khác như Planner, Creative, Designer, Execution/Production, etc. có thể gọi chung là internal team. Do đó các vấn đề chủ yếu xoay quanh “Làm sao để cộng tác nhóm trơn tru, phối hợp êm ru cho mỗi dự án” là ổn rồi nè.

Tạm kết thúc Hồi 1: Xác định vấn đề của cụm Agencies ở đây.

Hồi 2: Sẽ đi tìm lời giải cho các vấn đề của Agencies nói trên bằng “Bitrix24”. (Bitrix24 đáp ứng được gì và không được gì?)

Stay tuned nhé :)

Nhân đây, quý Doanh nghiệp có nhu cầu tư vấn sâu về giải pháp chuyển đổi số vận hàng cho Agency, để lại thông tin ở nút bên dưới nhé!

Nhận tư vấn ngay!

Trân trọng,

Admin (Kara)