Blogs

Enterprise Social Network news & useful tips

Chuyển đổi vận hành số cho Agencies trên nền tảng Bitrix24 - Phần 3

23 Feb 2021 | 0 | 1385

[Agency là phải fancy! - Phần 3] Biến hóa thành một Account vạn năng mà Client luôn săn đón!

Kết thúc tại phần 2, Ad vẫn còn nợ một vài điểm tính năng hay dùng để thu phục client muốn khoe nhưng chưa kịp.

Phần 3 sẽ tiếp nối và mở rộng các khái niệm khác một cách đầy đủ hơn nhé!

Lại nói về “Client”, bộ tool phục vụ cho Meeting Online 24/7 với Client như Conferencing call và Calendar sẽ được mổ xẻ ngay nhé.

Calendar: Chỉ cái việc tìm lịch phù hợp cho cả team và Client để book 1 buổi Meeting Online 30p là cả một sự cực. (Bạn chắc phải trải qua cảnh này “Chị ơi, hôm nay chị rảnh lúc nào để em book lịch họp team? Chị ơi, team em báo bận khung này, chị chuyển sang giờ này giúp em được không? Confirm lại lịch meeting giúp em nhé. Mệt ý. Vì nó tốn thời gian vô cùng). Nói vậy để bạn hiểu B24 hiểu hành vi người dùng đến mức nào để đem lại trải nghiệm tốt nhất từ những điểm nhỏ nhất như này.
  • Cho phép sync up lịch làm việc của cả team nhà bạn và cả Client để suggest khung thời gian phù hợp nhất trong ngày, khi tất cả đều available.
  • Dễ dàng link tới conferencing call link cho Client. Phần này mình sẽ nói kỹ ngay bên dưới nhé.
  • Ngoài ra, nếu bạn link calendar này với CRM (sẽ sync được thông KH từ CRM) cho phép bạn chăm sóc Client tốt hơn (VD: Gửi email chúc mừng sinh nhật Clients, Chúc mừng ngày thành lập công ty, etc. tùy thuộc vào mức độ bạn muốn)
Conferencing call: Bạn còn nhớ ở Phần 1, mình đã có đề cập về Video Calls đúng không? Các bạn sẽ thắc mắc “Vậy Video Calls và Conferencing Call thì cũng đều là gọi video nhóm thôi mà, khác nhau ở điểm nào? Phân loại làm chi cho vừa cực vừa rối? Không đâu bạn ạ, giải thích một cách đơn giản thì Video calls mục đích chính được tạo ra dành cho internal team; Đặc điểm của Video Call là cần gì gọi ngay không phải setup. Còn Conferencing Call là tính năng đặc biệt được xây dựng cho External User (Nghĩa là Client ấy). Vậy thì Conferencing call có gì nổi bật nhỉ?

Mình xin phép mượn tên Zoom. Bitrix24 Conferencing Call với Zoom - một công cụ tập trung vào Conferencing Call 100% thì B24 miễn phí và chất lượng gần như 9/10. Mình sẽ tiếp tục phân tích vì sao ở bên dưới.

1. Tạo Conference Meeting nhanh và chỉ cần gửi link cho Client để tham dự. Bạn cũng có thể chọn tạo mật khẩu hoặc không.

2. Client không phải đăng ký tài khoản Bitrix24 mà chỉ click vào link, nhập password (nếu có) là có thể tham gia meeting.

3. Không giới hạn thời gian cuộc gọi, vậy là hơn Zoom rồi (Tài khoản miễn phí của Zoom thì chỉ 40p mỗi lần).

4. Conferencing Call chất lượng HD (Tính năng đang được thử nghiệm ở bản Beta)

5. Tối đa 24 users cho một lần meeting. Xét về góc độ phục vụ cho công việc mà không phải vì mục đích thương mại như Webinar thì giới hạn số lượng để đảm bảo chất lượng cuộc gọi là hợp lý.

6. Các công cụ hỗ trợ conferencing call một cách chuẩn mực
  • Screen sharing: Cho phép lựa chọn share một app, một màn hình cụ thể nè.

  • Grid/Presenter view: Chế độ Presenter view thông minh cho phép phát hiện người đang nói để chuyển màn hình chính.

  • Conference recording (Lưu lại video buổi meeting)

  • Background blur or custom theo ý.

  • Raise hand, chat, etc.

Tóm lại, ở phía Account khi làm việc với Client, thì đã có khá nhiều công cụ hỗ trợ từ Bitrix24 được Ad phân tích chi tiết ở cả 3 phần rồi đúng không nào.

Cùng điểm lại nhé:

1. Workgroup: Không gian làm việc chung với Clients cho phép:

  • Tạo thảo luận (các topic quan trọng)

  • Chat nhóm có clients

  • Quản lý task (tạo, deadline, phân quyền cho client và team)

  • Quản lý tài nguyên như: Drive, Online Docs, Knowledge base

2. Calendar/Email tích hợp: Cho phép book lịch họp dễ dàng với suggest khung thời gian available cho tất cả attendees

3. Conferencing calls: Đầy đủ tools tiện lợi và dễ dàng cho cuộc gọi Client mọi lúc mọi nơi.

Thế này đã đáp ứng 100% nhu cầu của Account dành cho Client rồi nhỉ? Còn thiếu xót nào các bạn comment bên dưới nhé. 

Chuyển sang phân đoạn làm việc với team nội bộ.

Có rất nhiều rắc rối xảy ra khi làm việc với các team nội bộ sẽ được Ad tập trung giải quyết hoàn toàn bằng tính năng của B24 nhé. Các khó khăn này, chung quy vì 2 nguyên nhân chính sau:

  1. Quản lý nhiều dự án cùng lúc.

  2. Kết nối và làm việc với nhiều team chức năng khác nhau cùng lúc.

Mỗi Account thông thường sẽ quản lý tối đa bao nhiêu dự án trong cùng một thời điểm để đạt được hiệu quả tốt nhất?

Câu trả lời chân thật nhất Ad thu được thông qua việc thực hiện trong một phỏng vấn bỏ túi với hơn 20 agencies là KH của nhà YouNet là 2 đến 4. Vì sao như vậy, thì câu trả lời được rất nhiều nhà quản lý đồng khẳng định rằng: vì nhiều hơn nữa, Account sẽ khó quản lý chu toàn tất cả dự án với hiệu quả cao nhất.

Vậy Bitrix24 hỗ trợ được gì cho Account khi quản lý nhiều dự án cùng lúc?

Như mình đã đề cập đến “Workgroup” ở phần 2, Khi có nhiều dự án, hiển nhiên rằng bạn phải quản lý nhiều Workgroup/Projects. Giả sử rằng bạn đang có 5 cái Workgroup cho 5 Projects khác nhau với đủ các thể loại requirements (yêu cầu), deadlines và Clients “this” & “that”. Chỉ tính thao tác thời gian “switch back and forth” (chuyển đổi qua lại) từ workgroup này sang workgroup khác để xử lý việc thì đã “điên” nhẹ trong lòng rồi. Concept này hiện tại Trello, Asana, etc. đều đang áp dụng. Thật may B24 đã xử lý được khúc này khá mượt.

Ad biết có khá nhiều Agencies đang dùng Trello, Asana hay Click Up để quản lý dự án khá hiệu quả, vì bầm dập một thời gian rồi sẽ quen. Tuy nhiên tại khuôn khổ bài viết này, mình sẽ không so sánh B24 với tool khác mà sẽ nêu các điểm vượt trội của B24, bạn đọc nếu đã và đang dùng các tool này sẽ tự có cảm nhận riêng mà so sánh và đánh giá giữa các công cụ nhé. 

Quay trở lại, làm sao để quản lý nhiều dự án khác nhau mà không phải chuyển đổi qua lại giữa các dự án? Còn chưa kể việc khi bạn zoom in vào một dự án, bạn sẽ lạc dấu thời gian và bỏ quên những project còn lại đang nằm chờ bạn xử lý.

Đó là khi tính năng “TASKS & PROJECTS MANAGEMENT” (Quản lý tác vụ và dự án) lên ngôi!

I. TASKS: Quản lý Task thì có nghĩa là tất cả tasks. Cụ thể: 

  1. Task từ Project của Client A, task từ Project của Client B, C, D, .. Z khác mà bạn owner. 

  2. Task được Sếp set cho bạn “responsible” mà không dính vào bất kỳ một project nào.

  3. Task từ đồng nghiệp vui tính, set cho bạn làm assisting. 

  4. Task bạn tự set cho riêng mình để nhắc nhở công việc cá nhân. 

Tóm lại, miễn là task có liên quan đến bạn, thì sẽ được tập trung tại đây. Các bạn khi đã đọc bài phân tích về các tính năng vượt trội của “Tasks in Workgroup” ở phần 2, sẽ dễ dàng bắt nhịp hơn ở phần này. Tasks một khi đã được tập trung tất cả tại một nơi. Dựa vào 2 nguyên lý “Important-only” và “Auto-focus”, bạn sẽ dễ dàng có được tổng quan của tất cả các thể loại tasks mà bạn phải quản lý trong ngày. Cụ thể.

1. “Important-only” với counter thần thánh: dễ dàng biết được bao nhiêu tasks đã overdue; đang tới deadline, đang “on-going”, đang có “new/unread comment”, etc. ở dạng list or kanban view (tùy chọn). Dù ở view nào, bạn luôn biết được task này đang thuộc workgroup/project nào luôn nhé. Cứ theo nguyên lý này, cho dù bạn đó có 10 projects phải quản lý cùng lúc, nhưng tại “hôm nay”, chỉ có 10 tasks nào đó trong 5 Projects mà bạn owner đang đến deadline, khỏi phải nghĩ, chắc chắn phải tập trung xử lý những tasks đang deadline này nhỉ? Như vậy sẽ “peace in mind” hơn rất nhiều (Ngày xưa Ad toàn neo mấy thứ này trong não, quản lý task bằng cơm riết rồi tối ngủ cũng nói mớ task này task kia :). Tương tự với những tasks đang có comment, bạn cũng phải ưu tiên nhảy vào để xem cộng sự của mình đang thảo luận vấn đề gì để kịp thời feedback. Tiện nói về tính năng “Task đang có comments” này, mình sẽ chi tiết hơn ở mục “Auto-focus” nè.

2. “Auto-focus” giả sử rằng trong 100 tasks của bạn với đồng nghiệp, mỗi cái comment xuất hiện mà được thông báo đầy đủ cho tất cả mọi người có liên quan trong đó có bạn. Có phải dễ “điên” không? Bạn sẽ cảm thấy đang bị spam. Điều này nguy hiểm lắm nhé, vì lâu dần sẽ dễ xuất hiện trạng thái “thờ ơ” với noti, biểu hiện của triệu chứng này: Ban đầu thì thấy noti thông báo có comment, bạn đều click vào đọc cho chắc ăn (lỡ có gì trực tiếp liên quan đến mình), lâu dần có quá nhiều comment trên task, nhưng bạn biết chắc chắn không phải cái nào cũng liên quan đến mình, không mentioned tới đích danh mình thì thôi, tại sao phải check? Thường thì tai họa xuất hiện những lúc bạn không check comment mà thôi ý. Điều này cũng tương tự đối với các user khác trong tasks. Tóm lại, ai cũng chỉ muốn check những comment có liên quan trực tiếp đến mình. B24 đã giải quyết khá mượt điều này bằng tính năng “Pings in task”, giúp:
  1. Loại bỏ hết những thông báo nhiễu. Cho phép các comment được set chỉ cho những “relevant user only” (những người liên quan). Đồng nghĩa bạn chỉ nhận được những thông báo liên quan đến bạn mà thôi.
  2. Move những tasks quan trọng lên đầu tiên để giúp bạn nhanh chóng cập nhật trạng thái của tasks.
  3. Giúp bạn xác định được những action quan trọng nhất phụ thuộc vào “task role” của bạn

Khá okay nhỉ, Ad sẽ nốt phần Projects thì sẽ tạm kết thúc phần 3 này.

II. PROJECTS: tương tự, là nơi quản lý tất cả những projects mà bạn đang owner, hoặc bạn được mời vào. Trong Project cũng sẽ có phân loại các “role” (chức năng) tương ứng như quản lý tasks. (Xem lại phần 1 các chức năng của task ở đây nếu bỏ lỡ nhé). Nguyên lý phần quản lý Projects không khác nhiều với tasks nói chung là bao. Nhưng không có nghĩa là không có những điểm nổi bật và riêng biệt nhé. Cụ thể:

  1. Màn hình tổng quan tất cả projects giúp bạn biết được: 1. Performance của mỗi project dựa trên khối lượng task được hoàn thành. 2. Thời điểm bắt đầu và kết thúc của mỗi Project. 3. Tổng số task đang “on-going” vào thời điểm đang theo dõi.

  2. Slider in Project: Khi click vào xem chi tiết của 1 project, Bitrix24 cho phép hiển thị ở dạng slider trên cùng 1 màn hình mà không cần phải “switch back and forth” qua lại giữa các dự án.

  3. “Auto-focus” trong Project được áp dụng như trong task.

Thật sự là với 77 49 tính năng xịn mịn từ giải pháp lớn như Bitrix24, Ad đã cố gắng tinh gọn nhất có thể, ấy vậy mà vẫn tốn nhiều giấy mực vô cùng.

Ở phần 4 - Ad sẽ tiếp tục thảo luận về nội dung Agency sẽ Fancy như thế nào theo hướng tự động hóa các quy trình làm việc bằng tính năng RPA (Robotic Process Automation) hay thuật ngữ phổ biến hơn là Automation Workflow mà đa số các bạn hay dùng cùng với các hệ thống report để quản lý hiệu suất công việc trong Bitrix24.

Đón đọc nhé!

Ratings: 4.5 (2 votes)