Blogs

Bài viết được đăng trên ấn phẩm Gỗ & Nội thất của Hội Mỹ nghệ & Chế biến gỗ TP.HCM (HAWA), nêu rõ lợi ích từ việc ứng dụng giải pháp Enterprise Social Network vào hoặc động của doanh nghiệp trước xu hướng cách mạng cộng 4.0 và chuyển đổi doanh nghiệp số (Digital Transformation) hiện nay. 

Trong chiến lược xây dựng hệ thống quản trị, nhiều doanh nghiệp (DN) vẫn loay hoay trong việc tìm ra phương thức tối ưu do chưa hiểu hoặc chưa nhìn thấy rào cản là truyền thông nội bộ. Việc tìm kiếm các giải pháp quản trị tích hợp được các công cụ làm việc trên nền tảng mạng xã hội sẽ giúp DN tối đa hóa hiệu quả công việc. Ở vai trò là nhà cung cấp các giải pháp về quản trị, ông Đỗ Xuân Huy - CEO YouNet SI, chia sẻ về xu hướng ứng dụng giải pháp E.S.N để giải quyết những vấn đề trên

Sự phát triển của công nghệ số hiện nay buộc DN cần phải có chiến lược quản trị phù hợp. Yêu cầu là làm sao để quản lý một cách toàn diện, xây dựng hệ thống thông tin liên lạc sao cho ít phải can thiệp vào cơ chế quản lý, từ đó tạo ra thế mạnh của DN. Ở góc độ là nhà cung cấp các giải pháp về quản trị, ông có thể chia sẻ về điều này?

Để DN tạo ra thế mạnh cạnh tranh có rất nhiều yếu tố, trong đó tối ưu hoạt động quản trị nội bộ, nhằm tăng hiệu suất nhân viên, tiết kiệm chi phí quản lý cũng là một cách để tạo ra sự cải tiến. Các xu hướng hiện nay về cách mạng công nghiệp 4.0 và chuyển đổi doanh nghiệp số (Digital Transformation) đã chứng minh rõ vai trò quan trọng của ứng dụng công nghệ TT trong hoạt động DN.

Cụ thể, trong chuyển đổi số có 3 hoạt động mục tiêu: chuyển đổi về mô hình kinh doanh; chuyển đổi về trải nghiệm khách hàng (bao gồm tiếp thị, cskh và bán hàng) và chuyển đổi về vận hành DN (Digital Transformation in Operations). Khi thực hiện chuyển đổi số, DN cần có một cấu trúc và hạ tầng CNTT đồng nhất, kết hợp được các hoạt động của DN và tạo ra một trục dữ liệu xuyên suốt: từ quản lý, kế hoạch, báo cáo, cho đến các chỉ số về truyền thông, bán hàng v.v.. nhằm hướng đến mục tiêu quản lý cao nhất là đưa ra các quyết định dựa-trên-dữ-liệu-dự-báo đúng thời điểm. Ví dị như việc ứng dụng các giải pháp về IOT (Internet of things) để kết nối các thiết bị thông minh trong DN lại với nhau và đưa ra các báo cáo cho biết các chỉ số hoạt động hiệu quả’. Đôi khi chỉ cần tiết kiệm 1% năng lượng và quản lý nguồn lực tốt hơn, DN sẽ giảm được chi phí rất lớn.

Với riêng các DN trong ngành chế biến gỗ, những chuyển đổi đó tác động cụ thể như thế nào đến nhu cầu quản trị?

Ngoại trừ các mặt hàng đặc biệt buộc khách hàng phải đến tận nơi để “sờ tận mắt bắt tận tay”, thói quen mua hàng hiện nay đang bị tác động rất nhiều từ các thông tin trực tuyến. Các DN ngành gỗ hiện nay vẫn còn làm truyền thông theo kiểu truyền thống, mà không nhận ra các tác động từ sự thay đổi của hành vi người dùng đang ảnh hưởng đến hiệu quả bán hàng và truyền thông. Chưa kể, CNTT cũng đã tạo ra các thay đổi lớn trong giới hạn về giao tiếp giữa con người với con người, điều này đòi hỏi một sự thay đổi lớn trong hoạt động truyền thông của DN.

Các giải pháp E.S.N hỗ trợ DN tổng thể từ kinh doanh đến tiếp thị và vận hành. Trong đó, Bitrix24 là giải pháp nổi bật có chỉ số tăng trưởng tốt nhất trong mảng doanh nghiệp có quy mô từ rất nhỏ cho đến 10,000 nhân viên. Nhận thấy giải pháp này phù hợp với đặc thù DN ở VietNam và Đông Nam Á, YouNet đã hợp tác để trở thành nhà triển khai và đối tác chính thức của hãng từ năm 2014. Qua kinh nghiệm triển khai cho hàng trăm khách hàng trên nhiều quy mô và ngành, chúng tôi nhìn thấy khả năng áp dụng của E.S.N là rất rộng, nền tảng linh hoạt cho phép khả năng tùy biến và cải thiện nhằm đáp ứng đặc thù của các ngành khác nhau của giải pháp cũng rất tốt. Việc ứng dụng E.S.N nhanh chóng lan ra. Có thể khẳng định, đây là xu hướng quản trị tất yếu.

Trong giải pháp này, E.S.N hướng đến giải quyết vấn đề gì và truyền tải thông điệp gì trong chiến lược quản trị DN?

E.S.N đặt tất cả mọi hoạt động trao đổi thông tin của DN trong môi trường dữ liệu tập trung, thông qua cơ chế đồng bộ và tích hợp các công cụ giao tiếp, lưu trữ, chia sẻ tài liệu phổ biến trên cùng một nền tảng duy nhất. Người dùng sẽ dễ dàng nắm bắt, xác định chính xác những thông tin nào đang được trao đổi tại thời điểm bất kỳ, cùng với tính năng lọc thông tin chuyên sâu, rút ngắn đáng kể thời gian tìm kiếm thông tin cho đội ngũ nhân viên. E.S.N còn giúp thể hiện cái tôi cá nhân của nhân viên. Khi cái tôi được bày tỏ, đóng góp của họ sẽ tốt hơn, gắn kết nhóm nhân viên cũng theo đó mà tốt hơn.

Có thể chia ngành gỗ ra thành 2 nhóm. Nhóm DN lớn đã có hạ tầng CNTT cơ bản như ERP gắn kết với thiết kế, sản xuất. Nhóm thứ hai là các DN hầu như chưa có gì, làm thủ công, đơn lẻ và chưa hệ thống hóa.

Với nhóm đầu tiên, giải pháp E.S.N giúp giải quyết nhiều vấn đề: kết nối nhân viên (Employee engagement) trong quy trình làm việc, tránh hiểu lầm khi nhận yêu cầu công việc. 90% vấn đề xảy ra trong DN đều do hiểu lầm, kể cả trong nhân sự (đôi khi một sự khích lệ hoặc yêu cầu từ sếp lại làm nhân viên hiểu lầm mình đang bị “đì” nên viết đơn xin nghỉ). Hơn nữa, khoảng cách giữa sếp và nhân viên thường lớn nên họ ngại hỏi lại nếu không hiểu, từ đó sinh ra thói quen “giả sử”.

Với các DN nhỏ và hạ tầng CNTT yếu, chi phí đầu tư CNTT hạn hẹp không có khả năng làm ERP, E.S.N cũng giải quyết truyền thông - cộng tác, quản lý nhưng sẽ được viết thêm các module nghiệp vụ đặc thù của DN trên cùng nền tảng và đáp ứng nhu cầu thực tế trong tương lai ngắn. Khi viết mới, chi phí nhẹ hơn rất nhiều so với ERP, tùy biến được nhu cầu quản lý DN, thời gian triển khai ngắn hơn, cách thức dễ dàng hơn và đáp ứng ngay. Dần dần việc này sẽ tạo ra ý thức áp dụng CNTT cho DN đó để đầu tư lớn hơn.

Nói một cách ngắn gọn về giải pháp này, ông sẽ chọn cụm từ nào?

Đó là: Truyền thông - Cộng tác. E.S.N là giải pháp chứ không phải công cụ và là khái niệm hoàn toàn mới. Khi về Việt Nam, hầu như không ai hiểu gì, một số còn cho rằng nó không khác gì mạng xã hội, mang tính tiêu cực.

E.S.N mang giải pháp xuyên suốt về truyền thông cộng tác làm việc, giảm thiểu việc hiểu lầm trong kết nối công việc, tối đa hóa cộng tác... E.S.N giải quyết được một vấn đề mà trước giờ nhiều DN loay hoay không làm được đó là truyền thông nội bộ. Nhiều DN đã bỏ sức tìm kiếm nhưng kể cả các giải pháp hay, khi triển khai vẫn gặp rắc rối, do công cụ truyền thông và công cụ làm việc bị tách rời nhau, dần dần mất kiểm soát, số lượng nhân viên gắn bó giảm dần. E.S.N giải quyết được vấn đề trên vì mang truyền thông với cộng tác quản lý trên chung một nền tảng. Làm việc - truyền thông tới. Truyền thông tới - công việc tới, thay cho email nội bộ. Những thông báo mới, yêu cầu mới đều được thông báo nhanh nhất và rõ ràng để không gây hiểu lầm. Mọi người đều biết và nhận một lượng thông tin như nhau.   

Giao diện giải pháp Enterprise Social Network do YouNet SI tư vấn & triển khai tại thị trường Việt Nam và Đông Nam Á

Giải pháp toàn diện về truyền thông tích cực và hiện đại làm tăng tính tương tác giữa nhân viên với các cấp lãnh đạo. Tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp bằng các tính năng được xây dựng như một mạng xã hội riêng biệt, quản lý khách hàng, quản lý dự án, lưu trữ tài liệu và hồ sơ, hoạt động của nhân viên. E.S.N cung cấp các công cụ quản lý nhiệm vụ, chia sẻ tài liệu và tích hợp nhiều công cụ làm việc khác giúp tối đa hóa hiệu quả công việc và truyền thông nội bộ nhờ sự đồng bộ dữ liệu.

E.S.N cũng kết hợp được với ERP và nhiều phần mềm khác. Mọi thống kê về công việc, sản xuất, quy trình xét duyệt, kiểm tra, xuất hàng hoặc triển khai công việc thi công dự án v.v.. sẽ được tập hợp, tích hợp hoàn chỉnh và chạy trên một quy trình chuẩn. Sức mạnh của hệ thống đồng bộ dữ liệu rất quan trọng. Khi có dữ liệu tập trung sẽ hỗ trợ cho việc ra quyết định. Người chủ DN hoàn toàn có thể biết một dự án bỏ ra chi phí giờ công, sản xuất, vật tư là bao nhiêu. Với sự đồng bộ và tự động hóa này, năng suất công việc của những nhân viên sẽ cao hơn vì tiết kiệm được thời gian nhiều hơn (thời gian trao đổi, tìm kiếm tài liệu, trình xét duyệt, họp hành giải quyết...).

Nỗi khổ của giới chủ DN hiện nay là không kiểm soát được công việc của nhân viên cũng như chưa có một giải pháp tốt để công tác giao việc gọn nhẹ, hiệu quả... Trong khi đó, “social media" lại là một phạm trù khá rộng?

E.S.N hỗ trợ cho giao việc và báo cáo tự động. Nhân viên không cần làm báo cáo trong khi lãnh đạo từ cấp cao đến cấp trung luôn có báo cáo theo thời gian thật. Với giải pháp này, mọi công việc đã được “nhập liệu” liên tục và không cần đợi đến cuối tuần để tổng hợp báo cáo. Lãnh đạo có thể kiểm soát tiến độ công việc theo thời gian thực. Với các DN có liên quan tới khách hàng nhiều thì làm CRM trên Bitrix24 cũng là một giải pháp. CRM tích hợp được từ Facebook, fanpage, Zalo, Viber, Skype... không bỏ sót bất kỳ cơ hội kinh doanh nào của công ty.

E.S.N cho phép giao việc bất cứ ở đâu hoặc thời điểm nào, cho phép gửi ngay yêu cầu công việc cụ thể đến không gian cá nhân của từng người và sẽ trở thành báo cáo. Bitrix24 và E.S.N đi chung một nền tảng giúp DN có cơ sở dữ liệu đào tạo được hệ thống hóa bài bản và dễ dàng tiếp cận. Việc này rất có lợi khi tiếp nhận nhân viên mới mà không mất nhiều thời gian đào tạo, cho phép kiểm tra năng lực. Cơ sở dữ liệu đào tạo cũng như một chất keo để gắn kết nhân viên với công ty lâu hơn. Khi một nhân viên nhận thấy sự bài bản về thông tin DN, họ sẽ rất ấn tượng. Và những nghiên cứu cho thấy ấn tượng tốt ban đầu sẽ quyết định hành vi về sau của nhân viên.

Cảm ơn những chia sẻ của ông!

VIỆT TIẾN - KHOA TƯ (thực hiện)