Blogs

Hiện đại và tự động hóa các quy trình nội bộ, gắn kết đội ngũ nhân viên là một trong những ưu tiên cải thiện doanh nghiệp hàng đầu trong xu hướng ứng dụng CNTT vào quản trị hiện nay.

Là một bộ phận phải thường xuyên đối mặt với những thủ tục phức tạp và tốn nhiều thời gian trong công tác quản lý, làm sao tối ưu năng suất quản lý cho đội ngũ quản trị nhân sự, thay thế các quy trình quản lý nhân sự truyền thống phức tạp, đòi hỏi thời gian xử lý cao, bằng các hệ thống quản lý tự động, hiện đại là vấn đề được rất nhiều doanh nghiệp quan tâm.

Điển hình nhất chính là trong công tác quản lý thông tin nhân sự và hệ thống cấu trúc doanh nghiệp. Hiện nay, chủ yếu chức năng này được đảm nhiệm bởi bộ phận IT thông qua hệ thống Active Directory (AD), dựa trên các yêu cầu điều chỉnh từ phòng Nhân Sự. Việc này dẫn đến một số bất cập như:

• Sự thiếu đồng bộ giữa bộ phận Nhân Sự và bộ phận IT dẫn đến những sai sót trong quá trình xử lý thông tin nhân viên.

• Gia tăng nguy cơ đánh cắp, rò rỉ thông tin cá nhân và thông tin bảo mật khi có nhiều cá nhân ngoài đội ngũ Quản trị Nhân sự được phép truy cập vào cơ sở thông tin doanh nghiệp.  

• Thiếu linh động trong công tác quản lý, khi muốn chỉnh sửa, thay đổi, cập nhật thông tin nhân viên, bộ phận nhân sự đều phải gửi yêu cầu thực hiện đến phòng ban IT và chờ xử lý.

• Thao tác nhập liệu trên hệ thống AD được thực hiện trên giao diện thuần văn bản (free-text editor), dẫn đến nhiều sai sót trong quá trình nhập liệu. Ví dụ: trong quá trình nhập liệu, nếu phòng IT nhập vào phòng CNTT và Cntt thì hệ thống sẽ tạo 2 phòng ban khác nhau.

Một trong nhiều hướng xử lý các vấn đề trên với thời gian và chi phí tối ưu là ứng dụng module Quản Lý Thông Tin Cấu Trúc Doanh Nghiệp thuộc giải pháp Enterprise Social Network (ESN).  

Tổng quan về Mo-dun Quản lý thông tin cấu trúc doanh nghiệp

Nhằm hỗ trợ doanh nghiệp giải quyết bài toán trên với ngân sách hợp lý, YouNet SI đã nghiên cứu và phát triển module Quản Lý Thông Tin Cấu Trúc Doanh Nghiệp trên nền tảng ESN, giúp doanh nghiệp xây dựng một môi trường quản trị nhân sự với hệ thống thông tin thống nhất, xuyên suốt. Với mô hình hoạt động như sau:

Mô hình quản trị thông tin nhân viên với module Quản Lý Thông Tin Cấu Trúc Doanh Nghiệp

Module Quản Lý Thông Tin Cấu Trúc Doanh Nghiệp tách biệt và xác định rõ ràng phạm vi nhiệm vụ giữa phòng Nhân Sự và IT trong hoạt động quản trị thông tin nhân sự. Theo đó, toàn bộ quá trình tiếp nhận, xử lý và cập nhật thông tin liên quan đến nguồn nhân lực sẽ do bộ phận Nhân Sự trực tiếp đảm nhiệm, với bộ phận IT đóng vai trò hỗ trợ kỹ thuật khi cần thiết.

Đặc biệt, toàn bộ quy trình chỉnh sửa, cập nhật thông tin nhân viên sẽ được thực hiện trực tiếp trên giao diện ESN, trong đó, hệ thống AD đóng vai trò như một hệ thống lưu trữ đồng bộ. Sở hữu giao diện thân thiện, cùng cơ chế hoạt động linh hoạt, module Quản Lý Thông Tin Cấu Trúc Doanh Nghiệp, sẽ góp phần tối ưu năng suất và tốc độ xử lý tác vụ cho bộ phận nhân sự.

Thêm vào đó, khả năng tự động hóa chuyên sâu, hoạt động song song cùng Quản Lý Quy Trình (Business Process), cho phép tự động ghi nhận, xét duyệt và chỉnh sửa kịp thời toàn bộ các thao tác diễn ra trên module này, giảm thiểu tối đa những sai sót có thể xảy ra trong suốt quá trình xử lý thông tin nhân viên.

1. Giao diện quản lý thân thiện, hỗ trợ chỉnh sửa thông tin nhân sự trực tiếp từ Sơ Đồ Tổ Chức Công Ty (Company Org Chart)

Sau khi triển khai, module Quản Lý Thông Tin Cấu Trúc Doanh Nghiệp sẽ tự động tải và đồng bộ dữ liệu từ hệ thống AD hiện hữu của doanh nghiệp, cung cấp một giao diện quản lý hiện đại, thống nhất.

Theo đó, toàn bộ thao tác quản lý thông tin nhân sự doanh nghiệp sẽ được thực hiện trực tiếp thông qua giao diện Org Chart, và được lưu trữ trực tiếp vào hệ thống AD, góp phần cải thiện đáng kể khả năng quản lý hệ thống thông tin nhân sự cho doanh nghiệp.

Thay vì phải thao tác trên giao diện phức tạp, với nhiều tính năng hạn chế của hệ thống Active Directory…

Module Quản Lý Thông Tin Cấu Trúc Doanh Nghiệp cung cấp giao diện quản lý thông tin nhân sự dưới dạng Org Chart góp phần thiết lập môi trường quản lý hiện đại, thống nhất

Thiết lập, quản lý chức vụ nhân viên, cấu trúc phòng ban dễ dàng với giao diện Org Chart

2. Đồng bộ và tích hợp dễ dàng vào Quy Trình Quản Lý (Business Process)

Module Quản Lý Thông Tin Cấu Trúc Doanh Nghiệp hoạt động song song cùng Business Process, tự động ghi nhận, xét duyệt và chỉnh sửa kịp thời toàn bộ các thao tác diễn ra trên hệ thống, giảm thiểu tối đa những sai sót có thể xảy ra

Mọi thao tác trên hệ thông thông tin nhân sự sẽ được lưu trữ dưới dạng các phiên bản khác nhau theo trinh tự thời gian, hỗ trợ việc xét duyệt, khôi phục thông tin diễn ra nhanh chóng & dễ dàng

3. Tự động cập nhật hệ thống Active Directory và Cấu Trúc Công Ty

Mọi thao tác từ phòng Nhân Sự đều được lưu lại thành những phiên bản (revision). Nhưng thay đổi này sẽ chưa cập nhật trực tiếp vào Cấu Trúc Công Ty mà cần xét duyệt từ quản lý cấp cao thông qua Quy Trình Phê Duyệt

Một khi thay đổi được phê duyệt, các thay đổi sẽ được tự động cập nhật vào hệ thống Active Directory mà không cần bất kỳ sự can thiệp nào của phòng IT. Đồng thời những thay đổi này cũng sẽ được công bố, cập nhật tức thì vào hệ thống của công ty.

4. Tính năng phân quyền linh hoạt phù hợp với nhu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp

Chức năng phân quyền linh hoạt cho phép bộ phận nhân sự dễ dàng thiết lập, mở rộng hoặc hạn chế quyền truy cập đối với những luồng thông tin bảo mật, phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Theo đó, chỉ những cá nhân có quyền hạn phù hợp mới có khả năng xem, chỉnh sửa thông tin trên hệ thống thông tin nhân sự.

Không thể phủ nhận những lợi ích vượt trội mà module Quản Lý Thông Tin Cấu Trúc Doanh Nghiệp cung cấp cho doanh nghiệp trong quá trình thiết lập một môi trường quản lý thông tin nhân sự hiện đại và xuyên suốt.

Đặc biệt là trong xu thế thị trường thế giới hướng đến các giải pháp quản trị nhân sự gọn nhẹ, tích hợp sẵn trên các hệ thống quản trị truyền thông hiện đại, việc triển khai module Quản Lý Thông Tin Cấu Trúc Doanh Nghiệp trên nền tảng Enterprise Social Network, sẽ mở ra nhiều cơ hội phát triển mới, nâng cao vị thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.

Với giao diện thân thiện, gần gũi và tính tương tác cao như một “mạng xã hội doanh nghiệp", Enterprise Social Network là giải pháp toàn diện, đáp ứng nhu cầu của nhà quản trị trong việc xây dựng một môi trường truyền thông nội bộ hiện đại và xuyên suốt. Giải pháp không chỉ hỗ trợ đội ngũ nhân sự trong công tác quản trị, mà còn thúc đẩy hoạt động quản lý quan hệ, tương tác giữa các phòng ban; quản lý quy trình bán hàng; tổng hợp và thực hiện báo cáo kinh doanh; quản lý dự án; quản lý tài liệu & hồ sơ; quản lý khối lượng công việc của từng nhân viên … trên cùng một nền tảng duy nhất.

Về YouNet SI

YouNet SI là một trong những doanh nghiệp tiên phong cung cấp giải pháp Enterprise Social Network trên nền tảng Bitrix24 tại thị trường Việt Nam và Đông Nam Á. Với hơn 200 dự án đã được triển khai thành công, YouNet SI dẫn đầu về kinh nghiệm tư vấn và triển khai Enterprise Social Network phiên bản self-hosted cho các công ty quy mô lớn (10.000-20.000 người dùng), cũng như các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Dịch vụ toàn diện của YouNet SI bao gồm tư vấn, triển khai và tích hợp hệ thống, tuỳ biến theo yêu cầu, đào tạo/huấn luyện và module market. YouNet SI đã và đang nhận được sự tin tưởng của nhiều doanh nghiệp trên nhiều lĩnh vực như: viễn thông, xây dựng, ngân hàng, bán lẻ, giáo dục...

Các doanh nghiệp quan tâm đến giải pháp Enterprise Social Network có thể tham khảo tại ĐÂY, hoặc đăng ký sử dụng bản demo tiếng Việt miễn phí bao gồm module Quản Lý Thông Tin Cấu Trúc Doanh Nghiệp cùng một số mo-đun quản lý quy trình cơ bản tại ĐÂY.