Blogs

Là ngành công nghiệp với đặc thù phụ thuộc nhiều vào giá nguyên vật liệu, số lượng vật tư lớn, các doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực may mặc, sản xuất trang thiết bị nội thất, sản xuất giày dép.v.v. (gọi chung là doanh nghiệp gia công) luôn phải đối mặt với lượng thông tin khổng lồ về quản lý vật tư với đa dạng về chủng loại, màu sắc, kích thước và giá tương ứng với từng chu kỳ sản xuất sản phẩm.

1. Các vấn đề thường gặp trong quá trình quản lý kho, vật tư xuyên suốt quy trình sản xuất mẫu của các doanh nghiệp gia công

Trong đó, khó khăn lớn nhất đặt ra đối với các doanh nghiệp ngành gia công là làm sao xây dựng một hệ thống quản lý vật tư xuyên suốt giúp dễ dàng kết nối và kiểm soát các quy trình quản lý sản xuất mẫu, nâng cao sự phối hợp và tương tác giữa nội bộ doanh nghiệp cũng như với khách hàng và các bên thứ 3.

Với cách thức quản trị truyền thống, phần lớn khối lượng thông tin tại đa số các doanh nghiệp gia công chủ yếu được xử lý một chiều, thiếu tính tương tác giữa các phòng ban. Mô hình quản lý kho của một doanh nghiệp may mặc dưới đây là một ví dụ cụ thể cho việc các phòng ban trong doanh nghiệp hoạt động một cách riêng lẻ và rời rạc với nhau, trong khi quản lý vật tư nên gắn kết chặt chẽ với từng giai đoạn sản xuất mẫu, thành phẩm:

Mô hình quy trình quản lý quy trình sản xuất sản phẩm gia công truyền thống tại doanh nghiệp may mặc.

Theo đó, yêu cầu thiết kế và gia công (đơn hàng) từ khách hàng sẽ do phòng kinh doanh trực tiếp xử lý, sau đó phân chia thông tin đến cho các bộ phận tương ứng, mỗi bộ phận thông thường chỉ nhận được một phần thông tin dự án liên quan đến chức năng chính của mình. Việc tính giá thành mẫu, sản phẩm lại bị tách biệt với việc quản lý vật tư, trong khi giá thành vật tư gắn kết chặt với việc sản xuất nhiều hay ít. Ví dụ: trong quá trình sản xuất mẫu thử, với số lượng rất ít, giá của nguyên vật liệu sẽ rất cao, so với khi đưa vào sản xuất đại trà, giá nguyên vật liệu sẽ rẻ hơn rất nhiều. Vì vậy việc quản lý giá nguyên vật liệu cần gắng với từng giai đoạn sản xuất : sản xuất mẫu thử, sản xuất đại trà thành phẩm , ...

Một số doanh nghiệp với mong muốn cải thiện và chuyên môn hoá quy trình đã và đang ứng dụng các hệ thống quản trị quy trình chuyên nghiệp như ERP, Microsoft Project… Không thể phủ nhận lợi ích rất rõ ràng của các hệ thống này, tuy nhiên, vấn đề cốt lõi là sự kết nối, tương tác và truyền thông đa chiều giữa các phòng ban vẫn không được giải quyết triệt để nếu chỉ dừng ở đây. Vấn đề kết nối vừa chặt chẽ vừa linh hoạt cho từng giai đoạn phát triển cần một giải pháp khác.

2. Tổng quan về module Quản lý Vật Tư

Dựa trên nhu cầu thực tế, YouNet SI đã nghiên cứu và phát triển module Quản lý vật tư trên nền tảng Enterprise Social Network nhằm mang lại cho các doanh nghiệp ngành gia công tại Việt Nam một giải pháp phù hợp, giải quyết triệt để bài toán trên với một ngân sách hợp lý.

Module Quản lý Vật tư cung cấp môi trường quản trị đột phá và xuyên suốt, giúp các bộ phận liên quan, tiếp cận thông tin dự án mọi lúc mọi nơi.

Thông qua việc triển khai module Quản lý Vật Tư, toàn bộ việc quản lý vật tư sẽ gắn với từng chu trình sản xuất với sự tham gia của nhiều phòng ban và cả khách hàng được đặt trong một môi trường thông tin đồng bộ và xuyên suốt. Nhờ đó, trong từng giai đoạn sản xuất sản phẩm, giá thành của từng loại vật liệu sẽ được tính toán chính xác, số lượng cũng như chủng loại. Ngoài ra, khách hàng có thể trực tiếp tham gia vào quá trình tạo mẫu, phê duyệt và giám sát quá trình sản xuất thành phẩm, cũng như thực hiện những đề xuất thay đổi đối với sản phẩm. Giải pháp này còn thúc đẩy hiệu suất làm việc của các phòng ban liên quan nhờ các tình trạng của quy trình được cập nhật song song và liên tục, ứng dụng hỗ trợ đa thiết bị còn giúp các nhân sự ra quyết định có thể tiếp cận với tất cả thông tin dự án mọi lúc mọi nơi.

Đặc biêt, bên cạnh việc hỗ trợ các module như Quản lý quy trình sản xuất mẫu, nền tảng Enterprise Social Network còn cho phép tích hợp với các hệ thống khác sẵn có của doanh nghiệp. Đồng bộ hóa quy trình, tập trung dữ liệu, môi trường truyền thông đa chiều và xuyên suốt sẽ mang lại những cải thiện vượt bậc cho doanh nghiệp trong việc nâng cao hiệu suất và tối ưu hóa chi phí vận hành.

3. Các chức năng nổi bật của module Quản lý Vật Tư

1. Hệ thống tạo & quản lý đơn hàng/mẫu dựa trên vật tư thân thiện

Giao diện quản lý đơn hàng (mẫu sản phẩm) đơn giản và dễ sử dụng trên nền tảng Enterprise Social Network

2. Quy trình tạo sản phẩm mẫu và quản lý cấu trúc sản phẩm thống nhất và xuyên suốt

Ưu điểm vượt trội của module Quản lý Vật Tư chính là: cho phép tự động phân quyền theo yêu cầu; lưu trữ, theo dõi các phiên bản của sản phẩm được thiết kế bởi bộ phận thiết kế mẫu. Từ đó tính toán ra chính xác giá thành dựa trên giá vật tư. Khách hàng hoặc các bộ phận được cấp quyền có thể trực tiếp chỉnh sửa cấu trúc, thiết kế cho từng hạng mục của sản phẩm mà không làm ảnh hưởng toàn bộ quy trình sản xuất.

Hình minh họa: quy trình chỉnh sửa cấu trúc mẫu 

3. Chức năng quản lý kho & vật tư chuyên sâu

Theo đó, tài sản của doanh nghiệp (được phân chia trên nhiều hạng mục như: vật tư, chất liệu, màu sắc..) được phân bổ theo từng sản phẩm. Quy trình quản lý này cho phép quản lý từng yêu cầu (request) về thời gian và khối lượng vật tư cần thiết phục vụ cho một dự án. Giúp đẩy nhanh tiến độ thực hiện và đảm bảo theo dõi, kiểm soát. Đồng thời, cho phép lưu trữ, theo dõi các vật liệu của quá trình thiết kế và sản xuất thành phẩm.

Quản lý kho và được hiện thực tổng quát các tính năng: nhập, xuất, tồn, kết nối và cập nhật dữ liệu theo thời gian thực.

4. Tự động hóa quy trình phê duyệt - Tùy biến linh động phù hợp với mô hình cấu trúc của từng công ty

Module Quản lý Vật tư cung cấp cho doanh nghiệp quy trình phê duyệt hoàn toàn tự động, có thể tuỳ biến phù hợp với mô hình cấu trúc của từng công ty. Cụ thể, toàn bộ quy trình phê duyệt từ: Nhập Kho, Kiểm Tra, Duyệt, Xuất,.. sẽ được tự động hóa, rút ngắn thời gian xử lý yêu cầu. Song song đó, tất cả thông tin, tiến độ của đơn hàng sẽ được cập nhật tức thì vào hệ thống, tạo ra luồng thông tin xuyên suốt và minh bạch, cho phép nhiều phòng ban cùng tham gia giám sát, dễ dàng phát hiện ra những điểm bất thường trong quá trình thực thi quy trình, giảm thiểu tối đa những sai sót liên quan đến yếu tố con người. Các bộ phận liên quan đồng thời có thể thực hiện chỉnh sửa đối với cấu trúc quy trình, hoạt động nghiệp vụ cụ thể mà không làm ảnh hưởng toàn bộ quy trình.

Ngoài ra, thông qua việc đồng bộ tất các hoạt động nghiệp vụ trên cùng một giao diện điện tử thân thiện, công cụ còn góp phần xây dựng môi trường làm việc không sử dụng giấy (paperless workflow) xuyên suốt quy trình quản lý, tối ưu hóa chi phí vận hành cho doanh nghiệp.

Quy trình phê duyệt hoàn toàn tự động, tuỳ biến linh động, xuyên suốt và minh bạch sẽ giảm thiểu tối đa sai sót liên quan đến yếu tố con người 

Về YouNet SI

YouNet SI là một trong những doanh nghiệp tiên phong cung cấp giải pháp Enterprise Social Network trên nền tảng Bitrix24 tại thị trường Việt Nam và Đông Nam Á. Với hơn 200 dự án đã được triển khai thành công, YouNet SI dẫn đầu về kinh nghiệm tư vấn và triển khai Enterprise Social Network phiên bản self-hosted cho các công ty quy mô lớn (10.000-20.000 người dùng), cũng như các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Dịch vụ toàn diện của YouNet SI bao gồm tư vấn, triển khai và tích hợp hệ thống, tuỳ biến theo yêu cầu, đào tạo/huấn luyện và module market. YouNet SI đã và đang nhận được sự tin tưởng của nhiều doanh nghiệp trên nhiều lĩnh vực như: viễn thông, xây dựng, ngân hàng, bán lẻ, giáo dục...

Các doanh nghiệp ngành gia công quan tâm đến giải pháp Enterprise Social Network có thể tham khảo tại ĐÂY hoặc đăng ký sử dụng bản demo tiếng Việt miễn phí bao gồm module Quản lý quy trình sản xuất mẫu cùng một số module quản lý quy trình cơ bản tại ĐÂY.