ỨNG DỤNG GIẢI PHÁP ESN VÀO DOANH NGHIỆP NHƯ THẾ NÀO?

08 Mar 2018 | 0 | 3490

Bài viết "Ứng dụng giải pháp ESN vào doanh nghiệp như thế nào?" đăng trên báo Doanh Nhân Sài Gòn nêu rõ xu hướng ứng dụng & những lợi ích vượt trội giải pháp Enterprise Social Network (ESN) đem lại trong quản trị DN

Ứng dụng giải pháp ESN vào doanh nghiệp như thế nào?

Chia sẻ của Ông Đỗ Xuân Huy - CEO YouNetSI về xu hướng ứng dụng giải pháp Enterprise Social Network (ESN) để quản trị DN trên báo Doanh Nhân Sài Gòn này 07/03/2018.

Biến hóa vào đặc thù từng ngành

Có rất nhiều yếu tố giúp DN tạo ra thế mạnh cạnh tranh, trong đó tối ưu nội bộ nhằm tạo dấu ấn trên thị trường thông qua giá thành, chất lượng sản phẩm, dịch vụ...

Hiện nay, ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) vào DN đã chứng minh được giá trị to lớn. Tại Việt Nam, đa số DN chỉ mới ứng dụng CNTT, một số trường hợp được xem là hình mẫu chuyển đổi số, nhưng thật ra vẫn dừng lại ở mức 3.0 và tự động hóa.

Cách mạng công nghiệp 4.0 đã hình thành khái niệm "chuyển đổi số” (digital transformation) với 3 bước chính: chuyển đổi về thương mại, thượng tầng kinh doanh của lớp lãnh đạo DN; chuyển đổi về marketing và chuyển đổi về vận hành DN.

Đó là lý do khiến các giải pháp về IoT (Internet of Things) đang rất cần thiết, vì chúng kết nối các thiết bị thông minh trong DN với nhau và đưa ra các báo cáo cho biết đã tận dụng hết các nguồn lực đó chưa. Đôi khi chỉ cần tiết kiệm 1% các nguồn lực trong nội bộ DN sẽ giảm được khoản chi phí rất lớn.

Từ đây, khái niệm "mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp" (Enterprise Social Network - ESN) ra đời, đã mang đến một luồng gió mới và sự trải nghiệm tuyệt vời cho các DN triển khai nó. Viện Nghiên cứu toàn cầu McKinsey đã theo dõi 1.500 công ty về việc sử dụng ESN trong giai đoạn 2006 - 2016 và thấy năm 2006 chỉ có 10% DN sử dụng, đến 2008 số DN sử dụng tăng gấp đôi, và đến 2011 tăng gấp bốn.

Trong năm 2012, gần một nửa số công ty tham gia khảo sát đã sử dụng ESN. Đến cuối năm 2017 là 70%. Các DN sử dụng ESN báo cáo năng suất trung bình đã tăng lên 15%, và việc cộng tác trong DN được cải thiện đã giúp gia tăng 10% doanh thu. Do vậy, ESN là xu hướng quản trị tất yếu vì được áp dụng rộng rãi chứ không chỉ những ngành đặc thù, gần như đứng đầu thế giới về triển khai cho DN nhờ sự biến hóa vào đặc thù từng ngành.

Truyền thông - Cộng tác - Quản lý

ESN hướng đến giải quyết vấn đề gì và truyền tải thông điệp gì trong chiến lược quản trị DN?

ESN đặt tất cả hoạt động trao đổi thông tin của DN trong môi trường dữ liệu tập trung, thông qua cơ chế đồng bộ và tích hợp các công cụ giao tiếp, lưu trữ, chia sẻ tài liệu phổ biến trên cùng một nền tảng duy nhất.

Giải pháp hiện đại và toàn diện về truyền thông tích cực làm tăng tính tương tác giữa nhân viên với các cấp lãnh đạo, tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp bằng các tính năng được xây dựng như một mạng xã hội riêng biệt, quản lý khách hàng và dự án, lưu trữ tài liệu và hồ sơ, hoạt động của nhân viên.

ESN giúp các nhân viên cấp thấp nhất cũng có thể nhận được những thông tin, thông báo, hay biết được hoạt động của các cấp lãnh đạo từ cao nhất đến giám đốc bộ phận. Điều này tạo ra cái nhìn bao quát hơn về những hoạt động của các nhóm khác hay toàn bộ DN mà không phụ thuộc vào cấp lãnh đạo trực tiếp. Nói cách khác, các cấp quản lý từ trên xuống dưới biết được toàn bộ hoạt động trong DN, điều này sẽ gây khó khăn cho những người muốn che giấu sai lầm và sẽ thể hiện rõ sự nỗ lực, phấn đấu của từng cá nhân.

Các tổ chức sử dụng ESN thường giải quyết các vấn đề nhanh hơn và đẩy nhanh tốc độ đổi mới lên 31%, giúp thúc đẩy sự tương tác đa chiều và nâng cao việc chia sẻ ý tưởng nhanh chóng. ESN cũng giúp DN cải thiện chi phí, thời gian làm việc, như giảm 80% chi phí lưu trữ, 30% thời gian dành cho email, 25% thời gian dành cho các cuộc họp, 20% thời gian tìm kiếm thông tin và 10% chi phí hoạt động mỗi năm.

Nói một cách ngắn gọn, ESN gói gọn trong 6 từ: Truyền thông - Cộng tác - Quản lý, là giải pháp chứ không phải công cụ và là khái niệm hoàn toàn mới. Thậm chí, ban đầu một số DN còn cho rằng nó chẳng khác gì mạng xã hội và mang tính tiêu cực.

Với những DN đã có hạ tầng CNTT cơ bản, ESN giúp giải quyết nhiều vấn đề, như kết nối nhân viên trong quy trình làm việc, tránh hiểu lầm khi nhận yêu cầu công việc. 90% vấn đề xảy ra trong DN đều do hiểu lầm, kể cả trong nhân sự. Với nhóm DN nhỏ và hạ tầng CNTT yếu, ESN cũng giải quyết việc truyền thông, cộng tác, quản lý nhưng sẽ được viết thêm các module nghiệp vụ đặc thù của DN trên cùng nền tảng.

ESN cũng có thể tích hợp được với ERP và nhiều phần mềm sẵn có khác. Mọi thống kê về công việc, sản xuất, quy trình xét duyệt, kiểm tra, xuất hàng hoặc triển khai việc thi công dự án... sẽ được tập hợp, tích hợp hoàn chỉnh và chạy trên một quy trình chuẩn. Khi có dữ liệu tập trung sẽ hỗ trợ cho việc ra quyết định.

Người chủ DN hoàn toàn có thể biết chi phí giờ công, sản xuất, vật tư cho một dự án là bao nhiêu. Với sự đồng bộ và tự động hóa này, năng suất của những nhân viên dạng "backend, back office" sẽ cao hơn, không phải do có công cụ mà chính vì tiết kiệm được thời gian nhiều hơn (thời gian trao đổi, tìm kiếm tài liệu, trình xét duyệt, họp hành...).

Ai cũng biết nỗi khổ của giới chủ DN là không kiểm soát được công việc của nhân viên, cũng như chưa có được giải pháp tốt để công tác giao việc gọn nhẹ, hiệu quả. ESN hỗ trợ giao việc tự động, báo cáo tự động. Nhân viên không cần làm báo cáo, trong khi lãnh đạo từ cấp cao đến cấp trung luôn có báo cáo theo thời gian thực vì việc "nhập liệu" được làm liên tục, không chờ đến cuối tuần để tổng hợp.

Từ đó giải quyết được hai vấn đề: hơn 90% nhân viên không thích và rất lười làm báo cáo, lãnh đạo có thể kiểm soát tiến độ công việc theo thời gian thực. Hệ thống báo cáo còn cho phép DN tự thiết kế hình thức báo cáo.