Blogs

Theo nhiều nghiên cứu cho thấy một quy trình quản lý ngày phép kém hiệu quả sẽ có thể ảnh hưởng đáng kể tới kết quả công việc và tinh thần của nhân viên. Đồng thời, tác động đến hiệu suất tổng thể của doanh nghiệp/tổ chức. Vì thế, việc thiết lập và sở hữu một quy trình quản lý ngày phép hiệu quả, cho phép chủ doanh nghiệp đảm bảo, duy trì sự hài lòng cho tập thể nhân viên.

Được nghiên cứu và phát triển bởi YouNet SI - đối tác hàng đầu của Bitrix tại Việt Nam và khu vực Đông Nam Á - ứng dụng Quản lý Ngày phép giúp quản lý ngày phép của nhân viên một cách linh hoạt và hiệu quả ngay từ giao diện Bitrix24. Theo đó, tất cả các hoạt động liên quan ngày phép của đội ngũ nhân viên sẽ được thực hiện trực tuyến thông qua hệ thống Bitrix24, bao gồm: tạo yêu cầu, xét duyệt, xem lịch sử nghỉ phép, báo cáo, v.v. Ứng dụng còn hỗ trợ trích xuất báo cáo chi tiết dưới định dạng Excel.

Hãy cùng tìm hiểu những tính năng nổi bật trên ứng dụng Quản lý Ngày phép:

I. Giao diện quản lý ngày phép trực tuyến

Ứng dụng này cải thiện đáng kể tốc độ xử lý yêu cầu nghỉ phép cho nhân viên thông qua giao diện xét duyệt trực tuyến. Cụ thể, tất cả yêu cầu của nhân viên sẽ được động bộ và hiển thị trên cùng một giao diện, cho phép quản lý viên dễ dàng tiếp cận và nắm bắt các thông tin quan trọng. Đặc biệt, nhờ vào cơ chế vận hành trực tuyến, ứng dụng này còn góp phần hạn chế tối đa lượng giấy tờ sử dụng trong suốt quy trình phê duyệt ngày phép cho nhân viên, nhờ đó tiết kiệm chi phí vận hành cho doanh nghiệp.

Nhân viên có thể tạo và gửi yêu cầu nghỉ phép trực tiếp từ giao diện chính của ứng dụng. Dựa trên quy trình đã được thiết lập từ trước, hệ thống sẽ gửi thông báo đến quản trị viên để xử lý (từ chối hoặc chấp thuận). Hệ thống sẽ tự động đối chiếu yêu cầu nghỉ phép với số lượng ngày phép hiện hữu của nhân viên để thực hiện khấu trừ tương ứng. 

Hệ thống sẽ gửi thông báo theo thời gian thực đến quản lý viên để xét duyệt hoặc từ chối yêu cầu nghỉ phép từ nhân viên.

II. Hệ thống theo dõi ngày phép tự động

Ứng dụng cung cấp cho người dùng cái nhìn tổng quan và hoàn chỉnh về tất cả yêu cầu nghỉ phép và hoạt động xét duyệt đang diễn ra trên hệ thống tại cửa sổ Báo cáo. Những thống kê này có thể được trích xuất dưới định dạng Excel để được sử dụng trên các hệ thống khác.

Việc vận hành song song cùng hệ thống Bitrix24 Business Process cho phép hạn chế tối đa những sai sót phát sinh từ yếu tố con người trong suốt quá trình xử lý & tiếp nhận yêu cầu.  Bên cạnh đó, việc tích hợp cùng Bảng thông tin Vắng mặt của Bitrix24 giúp quản trị viên nắm bắt chính xác tình hình nhân sự hiện tại để lập kế hoạch phân bổ hợp lý.

III. Dễ dàng tùy biến & sử dụng

Cơ chế Install & Play

Chỉ cần nhấp vào nút “cài đặt” và đợi đến quá trình cài đặt hoàn tất là đã có thể bắt đầu sử dụng ứng dụng. Ngoài ra, người dùng có thể dễ dàng tùy biến thiết lập mặc định của ứng dụng một cách dễ dàng để phù hợp với nhu cầu và cơ cấu vận hành của doanh nghiệp/ tổ chức.

Nếu bạn đang sử dụng phiên bản Bitrix24 không hỗ trợ sẵn Business Process (phiên bản Free, Plus), ứng dụng sẽ tự động vận hành trên mô hình Business Process mặc định. Mặt khác, đối với các doanh nghiệp sử dụng các phiên bản có tích hợp sẵn Business Process (phiên bản Standard, Professional và Self-Hosted), ứng dụng sẽ tự động đồng bộ với Business Process hiện hữu. Điều này cho phép bộ phận Nhân sự quản lý chính xác hơn quy trình nghỉ phép và đưa ra những điều chỉnh kịp thời đối với chính sách, loại ngày phép và số ngày phép hằng năm của từng nhân viên.

Thiết lập linh hoạt loại ngày phép

Người dùng có thể dễ dàng tạo, điều chỉnh loại ngày phép dựa trên những thiết lập sẵn có.

Tính năng Business Process Designer 

Với tính năng Bitrix24 Business Process Designer cho phép quản trị viên tạo và chỉnh sửa quy trình nghỉ phép cho nhân viên theo nhu cầu doanh nghiệp.  

Chức năng phân quyền 

Ứng dụng còn cung cấp những thiết lập phân quyền cụ thể như: xem, trích xuất bảo cáo, tùy chỉnh loại ngày phép, v.v.)

Cho phép thiết lập trên từng nhân viên riêng lẻ

Tổng số ngày phép hằng năm của mỗi nhân viên có thể được điều chỉnh và gia hạn dễ dàng vào bất cứ lúc nào. Cụ thể, khi một nhân viên đủ tiêu chuẩn xét duyệt nghỉ bệnh, nghỉ hôn nhân, hoặc trở thành nhân viên lâu năm… họ sẽ được cấp số lượng ngày phép tương đương. Khi đó, quản trị viên sẽ có thể điều chỉnh số ngày phép cho những nhân viên này trực tiếp từ giao diện của hệ thống.

IV. Hệ thống báo cáo chuyên sâu

Ứng dụng còn cung cấp hệ thống báo cáo giúp quản trị viên nhanh chóng tổng hợp, trích xuất và phân tích dữ liệu nghỉ phép của đội ngũ nhân viên khi cần thiết.

Lưu ý: Ứng dụng này tương thích với cả hai phiên bản Bitrix24 Cloud và Self-Hosted

Phiên bản miễn phí hiện tại của ứng dụng Quản lý Ngày phép hỗ trợ tối đa NĂM (5) yêu cầu nghỉ phép của nhân viên.

Doanh nghiệp muốn cài đặt phiên bản hoàn chỉnh của ứng dụng này, có thể cài đặt tại ĐÂY, hoặc cài đặt trực tiếp từ Bitrix24 marketplace.