Blogs

Các quy trình kinh doanh của Bitrix24 giúp tự động hóa các quy trình của doanh nghiệp. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ liệt kê một số lỗi phổ biến mà những người mới thường gặp phải với Bitrix24 khi thêm một quy trình kinh doanh mới mà có thể gây ra việc hệ thống quá tải nghiêm trọng. Mỗi một máy chủ của Bitrix24 có một số lượng nhất định các cổng thông tin hoạt động đồng thời. Khi một trong những cổng thông tin này bắt đầu quá tải, các cổng khác cũng sẽ bị ảnh hưởng tương tự.

Để tránh tình trạng máy chủ quá tải như vậy, chúng ta cần thực hiện hạn chế những việc sau đây liên quan đến các quy trình kinh doanh - không có quá 2 tiến trình đang chạy trên một bản ghi CRM. Điều này có nghĩa bạn có thể có một số tiến trình kinh doanh đang chạy nhưng nhất định không có quá 2 tiến trình cho mỗi bản ghi CRM cụ thể.

Chúng tôi khuyên bạn nên kiểm tra các tiến trình đang chạy của bạn để tránh tình trạng trên. Vui lòng lưu ý rằng chúng tôi có thể hủy kích hoạt cổng thông tin Bitrix24 của bạn trong trường hợp máy chủ bị quá tải bởi vì các quy trình kinh doanh đang chạy của bạn.

Hãy cùng tìm hiểu những sai lầm điển hình trong việc tạo một quy trình kinh doanh mới dưới đây:

1. Khi việc sửa đổi các thông số trong một bản ghi CRM cụ thể được ràng buộc bởi các khối hành động trong quy trình kinh doanh của bạn - các thay đổi trên bản ghi CRM phải được thể hiện trong các khung của một hành động, vì điều này sẽ giảm thiểu số lượng các truy vấn cơ sở dữ liệu gây ra bởi việc chạy quy trình kinh doanh.

Mẫu A: Các sửa đổi không đúng trong bản ghi CRM được ràng buộc bởi 2 khối hành động của quy trình kinh doanh.

Mẫu B: Các sửa đổi trên bản ghi CRM hợp lệ được ràng buộc bởi một khối hành động của quy trình kinh doanh.

2. Vòng lặp quy trình không giới hạn - việc kiểm tra vòng lặp quy trình là vô cùng quan trọng, đặc biệt nếu quy trình sử dụng quá trình tạm dừng - trong trường hợp này quy trình sẽ không bị bỏ lỡ trong quá trình thực hiện. Nhưng trong trường hợp bạn khởi tạo biểu mẫu của việc tạo quy trình kinh doanh cho một bản ghi CRM với lỗi vòng lặp, nó sẽ dẫn đến việc tích tụ các yếu tố quy trình được tạo ra trong một số bản ghi CRM.

Thậm chí một kịch bản nguy hiểm hơn là khi quy trình được khởi tạo cho các sửa đổi của bản ghi CRM khi xuất hiện lỗi liên hệ trong tình trạng bị vòng lặp. Trong trường hợp này bạn có thể tích lũy một số lượng lớn các quy trình đang chạy trong thời gian ngắn hay thậm chí dựa trên một số lượng nhỏ các bản ghi CRM. Đó là lý do vì sao thêm điều kiện đặc biệt cho để thoát khỏi vòng lặp là việc quan trọng, vì điều này sẽ đảm bảo rằng quy trình được hoàn tất khi điều kiện chính không được trợ giúp trong thời gian yêu cầu.

Ví dụ, khi sự hình thành vòng lặp của quy trình có chứa một điều kiện đặc biệt (như thời gian xử lý chính ít hơn 1000 giờ) - quy trình sẽ được hoành thành ngay cả khi trạng thái chính được được thay đổi. Nó giúp tránh được vòng lặp quy trình không giới hạn (như khi người chịu trách nhiệm chính bị sa thải và không có ai phụ trách bản ghi CRM đó).

Mẫu C - quy trình kinh doanh với điều kiện bổ sung cho việc kết thúc thực hiện vòng lặp.

3. Khi bạn sử dụng trạng thái kiểm tra trong việc hình thành vòng lặp với một sự thực hiện tạm dừng - đây là lỗi phổ biến, khi mà thay vì đợi đến giai đoạn thỏa thuận, một vòng lặp với sự thực hiện tạm dừng được sử dụng. Trong trường hợp này khi quy trình như vậy được dử dụng cho việc tạo các bản ghi CRM, nó sẽ dẫn đến kết quả của việc tích lũy các yếu tố quy trình được tạo cho một số bản ghi CRM. Khi vòng lặp làm tạm dừng quy trình như vậy sẽ tạo ra việc quá tải cho máy chủ và có thể gây ra hậu quả phá vỡ cổng thông tin của bạn.

Mẫu D - việc sử dụng không chính xác sự hình thành vòng lặp với sự tạm ngừng trong khi chờ trạng thái của bản ghi CRM.

Mẫu E - sử dụng đúng việc chờ cho hành động đạt giai đoạn thỏa thuận - trong trường hợp này quy trình sẽ được kích hoạt chỉ khi trạng thái thỏa thuận bị thay đổi, nghĩa là nó sẽ không tải hệ thống một cách vô ích.

4. Các quy trình kinh doanh cho sự sửa đổi các bản ghi CRM với sự thực hiện tạm ngừng, các hành động và nhiệm vụ - khi một quy trình kinh doanh bao gồm một số hành động như đợi dữ liệu hoặc thực hiện tạm ngừng - nó có thể phá vỡ hệ tư tưởng và tính toàn vẹn của quy trình kinh doanh, có nghĩa là trong khi quy trình đang đợi dữ liệu cụ thể, điều kiện ban đầu của bản ghi CRM có thể được thay đổi (bản ghi CRM có thể được sửa đổi bằng tay). Đó là lý do vì sao các quy trình sửa đổi bản ghi CRM phải được khởi tạo mà không chờ dữ liệu hoặc sự tạm ngừng và được hoàn thành đúng thời gian.

Nếu quy trình đã được khởi tạo cho việc sửa đổi bản ghi CRM có chứa việc đợi các hành động dữ liệu hoặc sự tạm ngừng - chúng tôi đã có thể coi nó như một việc làm không chính xác.

5. Sự hình thành các thực hiện song song - khi sự hình thành này được sử dụng cho quy trình sẽ được đi qua dòng quy trình theo lệnh được thực hiện đầu tiên. Nếu không có lệnh nào được thực hiện thì sau đó quy trình vẫn sẽ còn dang dở. Để tránh điều này, hãy luôn thêm dòng quy trình với lệnh thực hiện tạm ngừng. Quy trình sẽ thực hiện tiếp tục sau khoảng thời gian đã cài đặt ngay cả khi không có lệnh chính nào được thực hiện.

Nguồn: Dịch từ bitrix24.com