Blogs

Nhắn tin nhanh là một cách tuyệt vời để giao tiếp hiệu quả tại nơi làm việc và giúp dễ dàng theo dõi được từng tiến trình công việc, đó là lý do nhắn tin nhanh rất phổ biến trong giới doanh nghiệp. Hơn thế nữa, nhắn tin nhanh rất tốt cho sự cộng tác trong công ty, vì bạn có thể gửi tin nhắn tức thì trong một nhóm trò chuyện và từ đó có thể làm việc hiệu quả với nhiều người trong một dự án. Nhắn tin nhanh cải thiện hiệu suất tại nơi làm việc và có thể cung cấp cho công ty rất nhiều lợi ích khác.

Mặc dù nhắn tin nhanh có phổ biến như thế nào thì nó vẫn tồn tại những lỗi giao tiếp phổ biến làm xấu đi các mối quan hệ đồng nghiệp, hiểu lầm và tốn thời gian. Hãy cùng xem qua một số nguyên tắc cơ bản dưới đây đối với nhắn tin nhanh và group chat trong môi trường làm việc chuyên nghiệp.

1. Hãy đảm bảo tên và hình đại diện bạn sử dụng phù hợp cho công việc

Bạn bè của bạn có thể nghĩ bạn có một cái tên thật cá tính với hình đại diện vui nhộn, nhưng đồng nghiệp của bạn có thể lại không nghĩ như vậy. Họ sẽ cảm thấy bạn thiếu chuyên nghiệp, không hài lòng về bạn hoặc thậm chí hình thành nên một suy nghĩ hoàn toàn tiêu cực về hình ảnh của bạn.

Vì vậy, hãy đảm bảo rằng tên và hình đại diện của bạn thật chuyên nghiệp và phù hợp với môi trường làm việc. Tại sao lại không sử dụng tên họ đầy đủ và hình ảnh dùng trong CV của bạn chẳng hạn? Nó sẽ dùng cho công việc. Bạn có thể sử dụng một cái tên siêu anh hùng và hình ảnh vui nhộn cho một tài khoản khác chỉ sử dụng cho mục đích cá nhân.

2. Bắt đầu mỗi cuộc hội thoại bằng một lời chào

Trong khi sử dụng nhắn tin nhanh và group chat tại nơi làm việc có thể gợi nhắc bạn cảm giác như đang tán gẫu với bạn bè, nhưng bạn cần biết sự khác biệt và hành động phù hợp. Đừng bắt đầu cuộc trò chuyện bằng việc đề cập trực tiếp đến vấn đề mà không giới thiệu về bạn trước (nếu bạn đang nói chuyện với một ai lần đầu tiên), vì bạn có thể sẽ trở nên thô lỗ và hoàn toàn thiếu chuyên nghiệp. Giới thiệu bản thân bằng cách nói “Xin chào/Chào anh. Tôi là NVA từ bộ phận IT” chẳng hạn. Sau khi chào hỏi, bạn nên xin lỗi vì đã làm phiền và hỏi rằng có tiện để trao đổi về vấn đề vào thời điểm đó hay không. Thậm chí nếu bạn đang nói chuyện với những người đã trò chuyện thường xuyên, cũng đừng bao giờ bắt đầu một cuộc hội thoại mà không có lời chào hỏi.

3. Hãy rõ ràng và súc tích

Nhắn tin nhanh có thể được sử dụng cho những tin nhắn ngắn, vì vậy hãy đảm bảo rằng bạn làm cho chúng luôn được ngắn gọn - bất cứ vấn đề nào được thảo luận thông qua email hoặc điện thoại. Luôn rõ ràng, cụ thể, súc tích và giữ được ý chính, đặc biệt khi ở trong group chat vì có nhiều người liên quan và bạn không nên giành toàn bộ cuộc hội thoại (trừ khi bạn là cấp trên và bạn cần tóm tắt cho đội ngũ nhân viên của mình nắm được các vấn đề quan trọng mà không thể chờ bạn lên lịch cho một cuộc họp). Nếu có điều gì cần được thảo luận kỹ lưỡng và yêu cầu nhiều thời gian hơn, lựa chọn cách gửi email hoặc hỏi thời gian thích hợp nhất để gặp mặt và trao đổi vấn đề trực tiếp.

4. Đừng sử dụng nhắn tin nhanh khi bạn đang buồn

Nếu bạn trò chuyện với các đồng nghiệp khi bạn đang buồn hay tức giận, những tin nhắn của bạn có thể bị hiểu lầm hoặc bạn có thể nói điều gì đó không phù hợp khiến bạn hối hận ngay lập tức. Đó là lý do vì sao hãy dừng cuộc trò chuyện trong một lúc và bình tĩnh lại trước khi bạn gửi đi một tin nhắn giận dữ.

Vì vậy, đừng nói ra hết suy nghĩ thật của bạn để không làm rủi ro các mối quan hệ đồng nghiệp hoặc nguy cơ lan truyền tin nhắn của bạn ra xung quanh và hủy hoại hình ảnh của bạn. Đồng thời, đừng bao giờ bật chế độ Caps Lock khi nhắn tin, vì điều đó sẽ tạo cảm giác bạn đang lớn tiếng với người bạn trò chuyện và dĩ nhiên bạn không hề muốn điều đó xảy ra tại nơi làm việc.

5. Hãy kiên nhẫn trong lúc chờ đợi phản hồi

Bạn cần cho mọi người thời gian để phản hồi lại những tin nhắn của bạn, vì có thể họ không thể trả lời ngay lập tức. Mọi người, bao gồm cả bạn, đều phải làm việc, nếu họ không phải người lười biếng, họ không thể luôn trả lời tin nhắn nhanh được. Vì vậy, hãy kiên nhẫn và đợi phản hồi thay vì gửi thêm hàng tá tin nhắn khác để gây sự chú ý của người khác - điều đó rất thô lỗ và gây phiền, chưa kể đến sẽ tạo hình ảnh hoàn toàn không chuyên nghiệp cho bạn.

6. Tôn trọng các thiết lập trạng thái

Nếu có ai đó muốn bạn nhìn thấy trạng thái “đang bận” hoặc “vắng mặt”, hãy tôn trọng điều đó và đợi thời điểm thích hợp để gửi tin nhắn của bạn. Nếu họ đang bận, có thể họ đang trong cuộc họp hoặc nghe điện thoại, hay đơn giản đang phải giải quyết các công việc, điều đó có nghĩa là bạn không nên làm phiền họ. Tôn trọng thời gian và đừng làm gián đoạn công việc của họ, vì bạn có thể làm ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu suất làm việc của họ.

7. Luôn lịch sự

Sự lịch sự là điều cực kì giá trị tại mỗi nơi làm việc, vì vậy hãy luôn tôn trọng nguyên tắc này. Luôn luôn lịch sự khi gửi tin nhắn cho một người hoặc nhóm người trong một môi trường chuyên nghiệp, bởi vì bạn sẽ thể hiện được sự chuyên nghiệp của mình. Bạn không thể thô lỗ tại nơi làm việc, chưa đề cập đến việc bạn không bao giờ nên đánh giá bất cứ ai hoặc buộc tội họ làm sai điều gì thông qua các tin nhắn.

8. Hãy đảm bảo rằng bạn sử dụng đúng ngữ pháp

Khi bạn trò chuyện với bạn bè, bạn có thể không chú ý đến ngữ pháp và chính tả, nhưng hãy kiểm tra tất cả các lỗi đó trước khi bạn gửi một tin nhắn nhanh. Trong môi trường chuyên nghiệp, sử dụng đúng ngữ pháp và chính tả cực kì quan trọng và bạn luôn luôn nên kiểm tra kĩ càng lại mỗi tin nhắn trước khi gửi đi cho bất cứ đồng nghiệp nào hoặc sếp của bạn.

Ngoài ra, đừng sử dụng các từ viết tắt, tiếng lóng và hãy luôn dùng các biểu tượng cảm xúc hợp lý vì sau cùng, bạn vẫn đang nói chuyện với những người bạn làm việc cùng chứ không phải tán gẫu với bạn bè của bạn.

Trên đây là những nguyên tắc xã giao cơ bản khi sử dụng tin nhắn nhanh và group chat trong môi trường làm việc chuyên nghiệp mà bạn nên cân nhắc áp dụng. Hãy đảm bảo rằng bạn luôn tuân thủ theo những nguyên tắc này, vì chúng sẽ giúp bạn tạo nên hình ảnh chuyên nghiệp của một người tập trung vào công việc và muốn mọi thứ luôn được hoàn thành hiệu quả.

YouNet SI - Enterprise Social Network cung cấp giải pháp quản trị toàn diện cho doanh nghiệp trong đó bao gồm các tính năng nhắn tin tức thì, group chat, workgroups, gọi điện thoại, nhắn tin điện thoại và video calls giúp nhân viên kết nối và cộng tác hiệu quả trong môi trường làm việc chuyên nghiệp.

Trải nghiệm trải nghiệm miễn phí giải pháp Enterprise Social Network (Social Intranet) tại: http://www.younetsi.com/demo

Nguồn: Dịch từ bitrix24.com