7 CÁCH TIẾT KIỆM 50% THỜI GIAN VÀ TĂNG 100% HIỆU QUẢ CHO CÁC CUỘC HỌP

14 Dec 2016 | 0 | 4351

Quản lý thời gian là một trong những quy trình quan trọng nhất mà các doanh nghiệp cần quan tâm vì thời gian chính là tiền bạc của doanh nghiệp, việc mất quá nhiều thời gian vào các hoạt động không cần thiết sẽ làm giảm hiệu quả, hiệu suất công việc và quan trọng nhất chính là không đem lại được kết quả gì.

Khi bạn nghĩ đến lượng thời gian dành cho các cuộc họp trong một tuần làm việc, có thể bạn sẽ hài lòng về khoảng thời gian bỏ ra và kết quả thu về; hoặc bạn sẽ thật sự rơi vào tình trạng căng thẳng vì không thể sắp xếp thời gian hiệu quả để hoàn thành công việc của bạn tốt nhất. Nếu đó là tình trạng của bạn hiện tại, dưới đây là những cách giúp bạn giảm thiểu một nửa thời gian bạn thường sử dụng cho các cuộc họp mà vẫn đảm bảo được tính hiệu quả của chúng.

1. Bắt đầu và kết thúc đúng giờ

Thời gian chính là yếu tố cần thiết cho việc vận hành doanh nghiệp, vì bạn phải đảm bảo mỗi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp phải được diễn ra suôn sẻ, không bị trì trệ và bỏ lỡ bất kì một deadline nào. Không hoàn thành đúng tiến độ thời gian chắc chắc sẽ khiến bạn trở nên không chuyên nghiệp, đó là chưa kể đến rủi ro bạn có thể làm mất khách hàng của doanh nghiệp.

Vì vậy, bạn luôn luôn nên bắt đẩu các cuộc họp đúng giờ bởi nếu không bạn sẽ bị chậm tiến độ và toàn bộ công việc trong ngày của bạn sẽ không đạt hiệu quả như mong muốn. Một điều quan trọng không kém chính là việc kết thúc cuộc họp đúng giờ. Đây là hai điều luôn đi song song với nhau.

Nếu bạn có thể làm được điều đó, bạn sẽ không chỉ quản lý hiệu quả thời gian của mình mà còn thể hiện sự trân trọng thời gian của toàn thể nhân viên. Và kết quả tất yếu là các nhân viên của bạn sẽ làm việc với hiệu suất cao hơn và họ sẽ thật sự muốn đóng góp cho sự thành công của toàn doanh nghiệp.

2. Đừng để bị xao nhãng

Những thứ làm xao nhãng như điện thoại, iPads, máy tính bảng hoặc những thiết bị công nghệ khác nên được loại bỏ khỏi các cuộc họp vì chúng đều gây mất tập trung. Những thông báo từ mạng xã hội, tin nhắn, emails và rất nhiều thông báo khác từ điện thoại sẽ không ngừng làm phiền những người trong cuộc họp. Làm thế nào bạn có thể tổ chức một cuộc họp hiệu quả và không bị lố giờ khi những người tham dự chỉ tập trung nhìn vào điện thoại của họ?

Tất cả mọi người nên tắt hết điện thoại và các thiết bị điện tử không cần thiết trong suốt buổi họp. Chỉ khi nào bạn có được sự tập trung của toàn thể mọi người thì cuộc họp sẽ diễn ra hiệu quả, từ đó, hoạt động điều hành của doanh nghiệp cũng trở nên hiệu quả hơn và đem lại được những lợi ích thực tế.

3. Lên chương trình chi tiết cho cuộc họp và bám sát vào nó

Bạn cần chuẩn bị cẩn thận lịch trình chi tiết của mỗi cuộc họp để chắc chắn rằng những vấn đề quan trọng sẽ được bàn bạc và không bị bỏ lỡ trong buổi họp. Khi đã lên chương trình cuộc họp, bạn nên gửi nó cho những tham dự ít nhất 24 tiếng trước khi buổi họp bắt đầu, bởi vì điều đó sẽ giúp những người tham gia nắm được nội dung cuộc họp và có sự chuẩn bị chu đáo hơn.

Và hãy đảm bảo cuộc họp đi sát với lịch trình chi tiết để không làm những tham dự cảm thấy phân vân, khó hiểu, quan trọng nhất là buổi họp sẽ không bị kéo dài thời gian hơn dự định, vì điều đó sẽ gây ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu suất làm việc của doanh nghiệp

4. Hãy thử tổ chức một buổi họp đứng

Ngày càng có nhiều công ty áp dụng các buổi họp đứng bởi vì chúng đang dần trở nên hiệu quả hơn các cuộc họp thông thường nơi mà có lẽ chỉ được xem là buổi uống trà trò chuyện với các đồng nghiệp trước khi bắt đầu một ngày làm việc.

Những người tham gia trong các cuộc họp đứng đều phải đứng lên, tuy nhiên, bạn cũng có thể điều chỉnh tùy theo cách thức bạn mong muốn. Những cuộc họp này diễn ra nhanh và lý do chính có thể là để cập nhật tình hình công việc và giao nhiệm vụ trong ngày làm việc đó.

Vì vậy hãy thử tổ chức các buổi họp đứng nơi tất cả mọi người đều thật sự tham gia. Ví dụ, bạn có thể sử dụng bảng trắng hoặc bảng dán để mọi người đều có thể nhìn vào và nắm được tổng quát những việc họ cần làm.

5. Đảm bảo rằng mọi người đều đóng góp

Nhiều cuộc họp không hiệu quả bởi vì người tham dự không thật sự tham gia vào cuộc họp. Những người hướng ngoại có xu hướng đặt nhiều câu hỏi và chia sẻ quan điểm của mình trong khi đó những người hướng nội lại có xu hướng an nhàn và im lặng trong cuộc họp.

Bạn nên khuyến khích tất cả mọi người đều tham gia và cảm thấy thoải mái khi đặt câu hỏi liên quan đến nội dung buổi họp. Quan trọng hơn, hãy khuyến khích họ chia sẻ các ý tưởng, bởi vì bạn không thể biết được sẽ có một ý tưởng tuyệt vời nào đó được nảy ra và có thể đem lại một kết quả bất ngờ cho công ty của bạn.

6. Kết thúc buổi họp bằng một bảng tóm tắt rõ ràng

Nếu kết thúc buổi họp bạn không kết luận rõ ràng rằng mọi người cần làm gì tiếp theo thì bạn sẽ gây hoang mang cho những nhân viên không có ý tưởng họ nên làm gì tiếp theo. Điều đó không chỉ làm buổi họp của bạn bị lãng phí thời gian vô ích mà còn phải tổ chức thêm một cuộc họp khác để thảo luận lại mọi thứ bạn cần.

Để sử dụng thời gian của bạn hợp lý và để cho mỗi cuộc họp trở nên hiệu quả hơn, hãy đảm bảo sau mỗi cuộc họp có một bản tóm tắt các công việc cần hoàn thành tiếp theo và nhân viên của bạn có thể theo dõi để biết được họ nên làm gì.

7. Tổng hợp lại các nội dung

Bạn nên đảm bảo rằng những người tham gia cuộc họp có thể truy cập vào các tài liệu liên quan đến mỗi cuộc họp họ tham dự để họ có có thể hiểu và nắm được những nội dung cần thiết. Bạn có thể thực hiện điều đó với giải pháp Quản lý tài liệu trong hệ thống Enterprise Social Network (Social Intranet) của YouNet SI, công cụ cho phép bạn tập trung các dữ liệu, thông tin cần thiết để những người liên quan đến dự án có thể truy cập và tìm kiếm dễ dàng.

Trên đây là những cách giúp bạn giảm thiểu thời gian cho các cuộc họp nhưng vẫn đảm bảo được tính hiệu quả của chúng, vì vậy hãy bắt đầu áp dụng cho doanh nghiệp của bạn ngay từ bây giờ.