Blogs

Hồi 2: Đi tìm lời giải cho các vấn đề của Agency Hồi 1 nhé!

Quý bạn đọc lỡ hồi 1, có thể xem lại tại đây để bắt nhịp hồi 2 dễ hơn nhé.

Hồi 2 này khá dài nhưng chất lượng, 10 phút đọc, bạn đọc không kịp thì share về liền tay kẻo trôi bài nhé!

Cảnh báo: Bitrix24 cover tới tận 5 nhóm tính năng siêu đồ sộ khổng lồ mà không phải tất cả số đó bạn sẽ phải dùng tới. Nên để tránh lạc lối, Ad đã có bài tổng quan cho 5 nhóm tính năng lớn này trước khi đi vào chi tiết phần giải quyết vấn đề cho Agencies ở Hồi 2 này. Để dễ bắt kịp các vấn đề đang thảo luận, chân thành khuyên bạn đọc nên đọc qua trước bài Tổng quan Concept của Bitrix24 update mới nhất 2021 trước khi nhảy vô chi tiết nhé.

Chính thức trở lại bài toán của Agencies, giải pháp của mình khi tư vấn sẽ chỉ gói gọn trong 3 cụm lớn: 1. Virtual office; 2. Task & Project management; 3. B2B CRM là đã giải quyết 90% tất cả vấn đề đã nêu ở phần 1.

Đối với các băn khoăn của Sếp hay Account khi phải luôn trong tình trạng “working distantly”, chỉ với 1 chiếc Smartphone hoặc tablet, Bitrix24 đã giải được 70% vấn đề. Còn 30% còn lại xử lý nốt bằng Laptop thôi nè. 

Phiên bản Mobile App released 23/10/20 vừa qua đã leo lên được 7/10 điểm so với trước đây khi chỉ đáp ứng phần chat và quản lý task nhẹ, thì nay đã hoàn thiện 4 nhóm tính năng lớn là 1. CHAT; 2. TASKS; 3.VIDEO CALLS; 4. NEWS giúp giải quyết đến 70% các nhu cầu “Work on the go” chỉ với 1 chiếc điện thoại. 

1. CHAT nhưng “task vẫn done” nhờ tính năng tạo task từ Chat chưa bao giờ làm Sếp thất vọng! Nguyên lý của Bitrix24 vẫn là “Social at work”, vì “Social” thôi chưa đủ, phải “Work” nữa cơ. Và tính năng dễ dàng chuyển đoạn chat bất kỳ thành task với phân quyền, deadline đầy đủ sẽ giúp Sếp giao việc từ xa chỉ trong 3 nốt nhạc.

2. TASKS: Điều thú vị nhất trong nguyên lý quản lý Task của Bitrix24 mà tôi nghĩ là bạn Sếp sẽ biết ơn cực kỳ, đó là “Important only”. Nghĩa là những Task được Bitrix24 định nghĩa là “quan trọng với bạn” sẽ được ưu tiên hiển thị trên “Counter” đầu tiên hết. Vậy như thế nào là quan trọng?

1. Là những Task “Awaiting approval” (chờ được bạn phê duyệt). VD Account submit hợp đồng, hoặc báo giá cho Client A, Kế Toán, Mua Hàng, gửi yêu cầu thanh toán, cần bạn phê duyệt, thì những Tasks này sẽ được đánh dấu là quan trọng nhất và luôn hiện lên thông báo cũng như reminder cho đến khi done thì thôi.

2. Là những “Overdue task” (Trễ hạn) hoặc những Task gần Deadline.

3. Là những Task có “New comment, Unread comment hoặc Mentioned đích danh bạn”, etc.

4. Là những task mà bạn là người “Responsible” (chịu trách nhiệm hoàn thành)

3. VIDEO CALLS: giúp Sếp họp online mọi lúc mọi nơi với team nội bộ. Mặc dù là một tính năng collaboration được Bitrix24 miễn phí hoàn toàn, nhưng làm rất tới nơi tới chốn. Ai đã dùng Zoom, thì tự tin khẳng định Bitrix24 vs. Zoom là 8/10. Mình tự tin tư vấn cho KH tính năng này vì nó free nhưng rất chi là advanced mọi người ạ.

1. Chất lượng Video call HD mặc dù cuộc gọi có thể lên tới 24 người cùng lúc.

2. Không giới hạn thời lượng cho mỗi cuộc gọi. Trong khi Zoom khi áp dụng cho các account miễn phí thì hình như là bị giới hạn trong 40p.

4. NEWS FEED: Để mọi người dễ hình dung thì nó như Facebook ấy (Đánh giá 8/10 so với Facebook kể cả về tính năng và UI/UX). Nhưng nó là Facebook dành riêng cho doanh nghiệp bạn. Điều này giúp nhân viên chỉ tập trung vào các tin tức nội bộ trong nhà mà không bị xao nhãng bởi các tác nhân khác như khi lướt FB. Đây là minh chứng sống động nhất cho concept “Social at work” của Bitrix24. Tính năng này sẽ giúp Sếp dễ dàng connect và keep updated để tăng tương tác với nhân viên bằng các post tin tức, thảo luận, poll ý kiến, tạo “Appreciation post” để tuyên dương nhân viên và liên tục giữ lửa mặc dù “working distantly”.

30% còn lại chắc phải nhờ Sếp dùng laptop để trải nghiệm tất cả các tính năng về báo cáo toàn diện. Phần này chia làm 2: 1. Báo cáo về tiến độ công việc theo dự án hoặc nhân viên mình sẽ làm rõ ở phần sau - Tasks & Project management. 2. Báo cáo Sales Performance, cũng như tỷ lệ chuyển đổi ở mỗi phân đoạn của Sales funnel thì liên quan trực tiếp đến CRM. Phần này mình xin phép sẽ review sau, và sẽ thật chi tiết trong phần CRM này.

Đoạn nói về Account Manager (AM) trong phiên review này, quả là một bản anh hùng ca. Nên mình sẽ từ từ dẫn dắt lại bối cảnh và câu chuyện như sau nhé.

Mình tự tin nói rằng 100% lo âu của AM và các nhóm function khác trong agency được giải quyết triệt để “nếu bạn làm theo hướng dẫn trước khi sử dụng”

Nói đến đây, tự dưng lại muốn chia sẻ.

Chuyện là có khá nhiều công ty khi tự tìm hiểu và đưa vào sử dụng thì “get lost” và cho rằng Bitrix24 không thật sự hiệu quả như mong đợi vì đơn giản là các bạn chưa khai thác hết được sức mạnh của các bộ công cụ. Bởi nhiều nguyên nhân:

1. Có quá nhiều nhóm tính năng, không hiểu hết ý nghĩa của mỗi tính năng, cách sử dụng tính năng trong từng bối cảnh thích hợp và cụ thể cho doanh nghiệp.

2. Có quá nhiều hướng dẫn phân tán trên mạng, đa phần các hướng dẫn chính thức từ Hãng bằng tiếng Anh. Đoạn nói đến các hướng dẫn tiếng Việt thì … Mua khóa đào tạo nha :). Chứ các hướng dẫn free thì đa phần outdated và phân mảnh rời rạc vì tính năng của Bitrix24 thì liên tục, liên tục update.

3. Chưa chọn được đơn vị tư vấn có tầm và có tâm để đồng hành. Vì các đối tác tư vấn của Bitrix24 ở Việt Nam thì mọc lên như nấm, có “this”, có “that”, bởi vậy chất lượng tư vấn và triển khai khó mà kiểm chứng. Nên bạn muốn tìm đơn vị tư vấn uy tín. Vào đây chọn những công ty đã được listed trên trang chính thức của Bitrix24 là chuẩn nhất nè. YouNet SI là đối tác số 1 và cũng là tiên phong đời đầu của Bitrix24 tại Việt Nam. Đồng hành cùng Bitrix24 từ buổi đầu vào Việt Nam (2014), YNSI ở hữu đội ngũ chuyên gia tư vấn Bitrix24 kỳ cựu nhất với hơn 10 năm kinh nghiệm trong mảng Digital Consulting, đầu tư đội Dev hùng hậu, có thể customize những yêu cầu khó nhất từ khách hàng ở đa dạng lĩnh vực, ngành nghề, chứ không chỉ nói vài câu tư vấn như mình đâu nhé. À còn nữa, YNSI cũng là đối tác duy nhất ở VN phát triển được các ứng dụng add-on trên Bitrix24 Market Place hữu ích nhất như tích hợp Zalo OA và Contact Center, Leave management, ZNS (Zalo Notification Service - coming soon), etc.)

Nhân đây Agencies nào quan tâm giải pháp, để lại thông tin ngay để được tư vấn tận tâm ạ.

Nhận tư vấn ngay!

Quay trở lại các khó khăn của AM khi phải là người quản lý dự án, kết nối, cộng tác đa chiều từ cả Clients bên ngoài lẫn team bên trong. Bitrix24 sẽ giúp giải quyết vấn đề như thế nào?

Trước tiên, giải quyết cụm lo âu liên quan tới “Client thiên thần” nhé.

Mời bạn đọc làm quen với khái niệm “Virtual Office - Văn phòng ảo”. Giải thích một chút để bạn không thấy nó là điều gì quá đao to búa lớn. Ảo nhưng lại rất thực. Bóc tách khái niệm cho dễ hình dung, “văn phòng” chúng mình vẫn hình dung là nơi được trang bị đầy đủ các phương tiện và nguồn lực cần thiết nhất cho “chúng ta tụ tập” để làm việc hiệu quả nhất đúng không? Vậy thì “Ảo” có nghĩa là thay vì gặp nhau “trực tiếp tại văn phòng", chúng ta sẽ "gặp nhau trực tuyến" trên một "nền tảng làm việc online" (Ở đây là Bitrix24). Tất cả các phương tiện và tài nguyên cần thiết để cho việc cộng tác và quản lý ở dạng vật lý sẽ được số hóa sang dạng online hết. Cụ thể này:

1. Drive (Drive free của B24 và có thể tích hợp Google Drive, Dropbox, OneDrive, etc. đầy đủ nhé)

2. Online Documents, Knowledge Base (Wiki kết hợp với hệ thống Bitrix24 sites với supper blocks (giao diện kéo thả) cực dễ sử dụng)

3. Calendar tích hợp (có thể đồng bộ đa thiết bị từ laptop đến Iphone, Android phone calendar nhé)

4. Email tích hợp (Cũng đầy đủ hệ sinh thái từ Outlook, Gmail, Yahoo, icloud, Office365, etc.)

5. Quy trình online tự động - RPA (Robotic Process Automation)

6. Check in / check out giờ làm online ngay trên phần mềm làm việc

7. Cây sơ đồ tổ chức gắn với profile từng nhân viên (Link tới employee profile, chat, video call để dễ dàng reach out đến từng nhân viên)

8. Hệ thống báo cáo online

9. Workgroup & Extranet (Nhóm làm việc nội bộ và bên ngoài). À cái này mình sẽ đào sâu vào ngay luôn để Account bớt khóc nè.

Hiểu thế nào là Workgroup? Ở phạm vi bài này, mình cũng sẽ nói về các update mới nhất trong phiên bản released 23/10/20 vừa qua. Workgroup hiểu đơn giản là không gian làm việc chung. Thông thường, mình sẽ tư vấn cho AM nên tạo Workgroup cho các vấn đề lớn. VD: Workgroup cho project của Client A, thì trong đó sẽ chứa tất cả các Tasks, các thảo luận, Docs chỉ liên quan đến Client A. Cụ thể, một Workgroup Extranet có thể giải quyết được rất nhiều vấn đề liên quan đến Client như sau:

1. Mời Client vào làm việc chung (chỉ cần có email là mời được nhé). Phân quyền cho Client để không làm xào xáo nội bộ. Client sẽ theo dõi được cả tiến trình làm việc của cả team dựa trên các Tasks được set trong Workgroup.

2. Mời team trong nhà và phân quyền cho mỗi thành viên tương ứng.

3. Kiểm soát điểm bắt đầu và kết thúc mỗi dự án. (Điều này quan trọng vì sẽ giúp team member nhận thức được project sẽ đóng lúc nào, do đó các Task con trong Workgroup khi tạo Deadline sẽ bắt buộc nằm trong phạm vi thời gian của Workgroup)

4. Một Workgroup sẽ sở hữu phương tiện & các tài nguyên làm việc sau:

1. Activity Feeds (AF): Tưởng tượng vai trò AF như một nhóm trên FB (Group FB có gì thì AF sẽ có đó, cách sử dụng cũng giống luôn vì UI/UX gần như tương tự). Các thành viên khi cần hỏi ý kiến, cần update thông tin quan trọng, etc. mà không muốn nhắn trong group chat chung dễ gây loãng, thì sẽ post bài tại đây, tag người có liên quan vào. Các thông tin quan trọng bạn pin lên để mọi người đều thấy đầu tiên tại AF. Như vậy các topic lớn cần trao đổi sẽ cô đọng trong mỗi post và không dễ trôi như khi nhắn trong group chat.

2. Tasks trong Workgroup: Quan trọng nhất này! Xin phép dành một lời cảm ơn chân thành đến Bitrix24 vì tất cả tinh hoa quản lý Task hiện đại nhất được áp dụng ở đây một cách chuẩn mực. Có 2 thứ giúp tôi tự tin nói điều này: 1. Tư duy “Important-only”; 2. Tư duy “Auto-focus”. Các bạn Agencies mà có tool này thì chỉ có từ “sướng” tới “sướng hơn”.

1. Trước tiên mình muốn khoe về các phương thức quản lý Task được thiết kế để đáp ứng mọi style từ: Gantt (chắc planner sẽ thích, vì có thể set task phụ thuộc quá đã); Kanban (Tạo cảm giác sung sướng khi nắm task kéo từ giai đoạn này qua giai đoạn khác, càng kéo càng sướng vì càng sắp xong task rồi); List (Cho thấy overview tất cả các Task một cách nhanh gọn, minh chứng điển hình cho câu classic never go out of style), Calendar (có thể thấy được workload công việc theo dạng ô lưới ở calendar, mỗi ngày Task nhiều, ít ra sao sẽ thấy hết một cách overview theo tuần, theo tháng); Deadline (hiển thị từ Overdue trước, đến cận kề Deadline (màu đỏ) và tới dần những task đang In-progress (màu xanh) để bạn yên tâm chạy Deadline thoải mái)

2. “Important only”, như đã mentioned ở đầu bài, “Counter” trong “Tasks & Project” sẽ giúp bạn chỉ cần tập trung vào những task quan trọng nhất ở từng thời điểm cụ thể. Ở đây sẽ nói thêm về Task role, trong B24 có 4 Roles chính mà mỗi Role sẽ có những quyền riêng. 1. Responsible (bạn là người chịu trách nhiệm hoàn thành task này, nếu nó không done, là do bạn rồi); 2. Assisting (Bạn đóng vai trò hỗ trợ 1 phần của Task, không có bạn thì Task này cũng ứ xong được, nhưng nếu không xong, thì cũng không phải do bạn ahihi); 3. Set by me (Bạn là cha là mẹ, bạn set Task đẩy cho Planner "Responsible", Planner mà làm không xong là do Planner rồi, cũng có trường hợp Planner không nhận task, set ngược Responsible trả về cho bạn thì cũng coi như ăn ở nhé); 4. Observer (Bạn là người quan sát, thấy làm trật ray là nhảy vô warning liền nè). Rõ ràng, nhìn “Role” sẽ biết “Important” hay không và ở mức độ nào. Giúp bạn biết khi nào thì task nào cần phải “pay more attention” (chú ý nhiều hơn). Nhiều khi 100 tasks có liên quan đến bạn, nhưng “Responsible” chỉ 10 thì cũng chưa tận thế lắm đúng không?

3. Tìm kiếm & lọc Task: Counter ngoài support cho những Task “Important-only” thì còn giúp bạn tìm kiếm và lọc Task nhanh, thông minh theo nhiều tiêu chí theo Deadline, Tag, Activities, Roles.

4. Tư duy “Auto-focus” giúp được gì? Thì đây, nó sẽ giúp Account 3 điều này: 1. Hạn chế gây nhiễu loạn cho những người khác trong cùng 1 Task or Group Task bằng tool pings . VD: bạn có thông tin mới cần update trong Task cho “Responsible”, nhưng không muốn làm phiền Observe hoặc Assisting bởi các thông báo không liên quan. Thì có thể dùng tính năng này để chỉ pings update này riêng cho Responsible nhé. 2. Giúp dễ dàng di chuyển task quan trọng lên top list để tiện theo dõi. 3. Giúp bạn nhanh chóng cập nhật được trạng thái của những task quan trọng.

5. À, Audio tasks: Đang bận tay không typing được, thì có thể set ngay Task bằng “voice của chính mềnh” qua Audio Tasks nhé.

6. Chắc có tầm vài chục tính năng nhỏ trong Task để hỗ trợ bạn làm việc thông minh với Tasks. Tôi đuối quá không kể hết nổi. Chỉ nêu ra những thứ advanced nhất mình hay dùng thôi nè.

*Bắt đầu thấy dài rồi :)*

Drive: (Ổ lưu trữ tất cả các Docs phát sinh trong Project để làm tài nguyên chung cho cả Workgroup). Drive tiện lợi thì ai cũng biết rồi. Nhưng riêng Drive ở B24 thì có thêm 2 tính năng advanced sau:

1. Mỗi Workgroup sẽ có 1 ổ Drive riêng chỉ dành cho các tài liệu trong phạm vi của Workgroup này. Không chung đụng với các Workgroup khác.

2. Tính năng chia sẻ link với độ bảo mật cao khi cho phép set password và thời gian hiệu lực của link khi share các tài liệu quan trọng ra ngoài hệ thống B24.

Online Document & Knowledge base: Cho mỗi workgroup, bạn được sở hữu một nền tảng online Document và Knowledge với nguyên lý làm việc tương tự như Google Docs, cho phép tạo lập tài liệu, share quyền, và version control cực kỳ tiện lợi. Cụ thể ứng dụng thế nào nhỉ?

1. Các bài brief của Client, khi tạo thành Online Document, bạn biết ngay Client đã “lật” qua mấy mùa brief, brief trước khác brief sau ra sao. Phân quyền cho client chỉnh sửa. Client sửa chỗ nào, biết ngay chỗ đó.

2. Các thông tin dịch vụ, proposal hay báo giá, muốn làm sang xịn mịn, đẹp ngầu như kiểu 1 landing page: chèn image, clip minh họa thoải mái thì có thể dùng ngay Knowledge base nè. (Chơ chế design kéo thả như kiểu Canva ấy)

3. Khi cần tìm lại tất cả các Online docs liên quan tới dự án này, cứ vào đây là có ngay trong 3 giây tìm kiếm! Điều này cực kỳ hiệu quả và tiết kiệm khối thời gian khi làm việc nhóm với multi-project như Agency

Mặc dù vẫn chưa review xong phần giải pháp cho các vấn đề liên quan đến “Client thiên thần”, nhưng Ad quyết định cắt sang phần tiếp theo nhé.

Đón xem ở phần 3: Tiếp tục phiên review dành cho AM, đi sâu vào Tasks & Projects ở tầng cao, khi bạn phải quản lý rất nhiều dự án, sẽ có gì hay.

Nhận tư vấn ngay!

Trân trọng,

Admin (Kara)