Blogs

Doanh nghiệp ngành Truyền thông (Agency) yêu thích sự sáng tạo và đổi mới, điều này đang phần nào trở thành thách thức trong quản lý. Có khoảng 64% doanh nghiệp ngành này khẳng định họ gặp khó khăn trong việc tổ chức thông tin. Để cân bằng các khía cạnh sáng tạo, kinh doanh, quản lý, doanh nghiệp buộc phải đưa ra giải pháp tối ưu dữ liệu, đảm bảo sự đồng nhất và xuyên suốt trong quy trình.

Đặc thù kinh doanh của lĩnh vực Truyền thông tương đối khác biệt bởi đây là tập hợp những con người ưa tự do, đầy sáng tạo. Do đó, việc quản lý, triển khai truyền thông nội bộ với nhóm đối tượng này cũng cần đúng phương pháp. Giữa tình hình cạnh tranh gay gắt của thị trường Truyền thông, việc ứng dụng phần mềm quản trị nội bộ được cho là giải pháp an toàn, hiệu quả nhất.

Doanh nghiệp Truyền thông & giải trí cần sự gắn kết và quản trị nội bộ - Ảnh: Internet

Những khó khăn thường gặp trong quản lý của doanh nghiệp Truyền thông

Các doanh nghiệp hoạt động mảng Truyền thông thường làm việc theo dự án, đòi hỏi sự chính xác về mặt thời gian, ngân sách. Nhịp độ nhanh ở môi trường làm việc mang đến nhiều thách thức trong triển khai thực hiện và quản lý chung. Theo một khảo sát về tình hình quản trị nội bộ, 64% người đứng đầu các agency cho rằng thách thức hàng đầu của các doanh nghiệp này đến từ việc quản lý thông tin. Cụ thể, chỉ có ⅓ dự án được hoàn thành đúng tiến độ và đảm bảo ngân sách.

Bên cạnh đó, mọi doanh nghiệp truyền thông đều muốn xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng. Tuy nhiên, có đến 50% nhà điều hành được khảo sát cho rằng việc quản lý khách hàng cũng là rào cản lớn đối với các agency. Khách hàng hoàn toàn có khả năng ngừng hợp tác chỉ vì agency không thể cung cấp kịp thời các nhu cầu của họ. 

Vượt qua thách thức quản trị nội bộ với Enterprise Social Network từ YouNet SI

Thay vì áp dụng từng phương pháp riêng lẻ cho mỗi quy trình, các nhà điều hành agency hoàn toàn có thể vượt qua thách thức của quản trị nội bộ, dự án, khách hàng… dựa vào ESN. Tận dụng sức mạnh của Social, ESN cung cấp môi trường quản trị đảm bảo 2 yếu tố đột phá và xuyên suốt, nhờ đó các quy trình hoạt động được nâng cao. Ngoài ra, các nhóm làm việc theo dự án không còn là đơn vị độc lập mà hoạt động song song và đa chiều.

Doanh nghiệp ở lĩnh vực Truyền thông sử dụng ESN được thỏa mãn được những hoạt động như:

Truyền thông nội bộ:

• Truyền thông giữa các nhân viên, quản lý.

• Đảm bảo sự tương tác giữa các công ty thành viên, chi nhánh.

• Tiến hành thông báo, khen thưởng, chúc mừng, mở các cuộc thăm dò/ bình chọn…

• Thực hiện khảo sát linh hoạt ngay trên hệ thống với các form tạo sẵn, và doanh nghiệp có thể linh hoạt thay đổi nội dung khảo sát.

Thông báo thông tin nội bộ nhanh chóng, tức thời thông qua tính năng Activity Stream. Toàn bộ hoạt động của một nhân viên (trạng thái công việc, các chia sẻ về ý tưởng, hình ảnh, tài liệu...) hay quy định, thông báo mới từ doanh nghiệp sẽ được cập nhật liên tục tại Activity Stream - một kiểu bảng thông báo. Ngoài ra, người dùng có thể ấn like, để lại bình luận, hoặc chia sẻ thông báo này. Đây được xem là hình thức truyền thông nội bộ hiệu quả, mang tính tương tác cao. 

Bảng thông báo Activity Stream - Nơi cập nhật và thể hiện các tương tác nội bộ - Ảnh: YouNet SI

Gắn kết nhân sự

• Thành lập các nhóm làm việc theo dự án, phòng ban trong không gian riêng biệt.

• Quy trình làm việc được nhất quán, rõ ràng, đảm bảo diễn ra đúng thời gian quy định.

• Toàn bộ tài liệu được quản lý, lưu trữ với dữ liệu lớn, tối ưu trong sắp xếp và tìm kiếm với tính năng Documents. Thậm chí, ESN tích hợp với Google Docs và MS Office Online giúp doanh nghiệp tạo và chỉnh sửa tài liệu trực tuyến.

• Lịch họp được đồng bộ tới từng phòng ban, nhóm làm việc và hiển thị ở các phòng họp thông qua tính năng Calendar. ESN giúp nhân sự lên kế hoạch, quản lý lời mời, phản hồi, ghi chú nội dung chính của cuộc họp và thậm chí có thể giao nhiệm vụ trực tiếp cho nhân viên. Biên bản cuộc họp được ghi lại và lưu trữ trên hệ thống để cung cấp sự minh bạch.

• Tính năng Chat & Video… của ESN được đồng bộ trong lịch làm việc của từng nhân sự. Tại đây, người dùng có thể tạo nhóm dự án (đồng nghiệp các phòng ban, bên thứ 3…) để dễ dàng trao đổi, trò chuyện âm thanh hoặc hình ảnh, rất thích hợp cho các cuộc họp trực tuyến. Toàn bộ nội dung trò chuyện đều được lưu trữ để có cơ sở làm việc sau này.

Một số tính năng cụ thể giúp gắn kết nhân sự tại ESN:

Lên kế hoạch và nhắc nhở các cuộc họp - Ảnh: YouNet SI

Người dùng tìm kiếm tức thì mọi loại tài liệu được lưu trữ dựa vào phân quyền trên ESN- Ảnh: YouNet SI

Marketing nội bộ

• Doanh nghiệp có thể sử dụng Banner Management để quảng bá các chương trình truyền thông nội bộ, dự án công ty đang triển khai, các sản phẩm mới… thông qua sự xuất hiện ở các màn hình làm việc một cách hợp lý.

• Mỗi nhân viên đều có thể trở thành đại sứ truyền thông doanh nghiệp thông qua giải pháp VoiceShare (Social Advocacy).

Tự động hóa quy trình xét duyệt

• Tích hợp thêm với hệ thống sẵn có của doanh nghiệp để tối đa việc quản lý và đảm bảo doanh nghiệp thực hiện theo quy trình chuẩn.

• Hỗ trợ doanh nghiệp hoạt động theo chuẩn ISO.

• Phát triển quy trình xét duyệt tự động trên hệ thống phần mềm, đáp ứng về mặt thời gian với các dự án truyền thông gấp, cần triển khai đúng thời điểm.

Quản lý doanh nghiệp

• ESN cung cấp giải pháp quản lý dự án hoàn toàn đột phá, nơi mà các nhà lãnh đạo có thể thông qua tác vụ để xử lý vấn đề. Sau khi được phân công công việc, nhân sự được cập nhật thông tin hạng mục phụ trách ngay tức thì, đồng thời sẽ tự động thay đổi, yêu cầu, báo cáo tiến độ... rõ ràng và chi tiết. Nhờ thông tin minh mạch liên tục, doanh nghiệp hạn chế các vấn đề về chậm tiến độ, sai lệch, hoặc giải quyết nhanh các sự cố.

• Đo đạc chỉ số, đánh giá KPIs ở từng nhân viên, phòng ban, nhóm dự án.

• Cung cấp hệ thống CRM để dễ dàng quản lý khách hàng và tăng cường sự liên kết giữa các phòng ban: Sales, Marketing, Tài chính, Dự án, QA, Presales… Đồng thời, đây cũng là công cụ hữu hiệu để truyền thông, tương tác giữa công ty với đối tác, các nhóm bên ngoài…

ESN và hành trình quản lý ở doanh nghiệp ngành Truyền thông

Mặc dù chỉ mới xuất hiện ở Việt Nam thời gian gần đây, thế nhưng ESN đang dần trở thành “cánh tay phải” đắc lực cho nhiều doanh nghiệp Truyền thông & giải trí trong việc quản lý. Một số thương hiệu đã thành công với phương pháp quản trị này có thể kể đến Đất Việt VAC, Điền Quân Media & Entertainment, Galaxy Cinema, Galaxy Studio, Công ty Cổ phần Dịch vụ M&T, Công ty Cổ phần Truyền thông TK-L, Sở Thông tin và Truyền thông Tây Ninh… 

Chia sẻ về trải nghiệm tuyệt vời này, các doanh nghiệp cho rằng ESN đang giúp họ tiết kiệm phần lớn thời gian, chi phí và cả nguồn lực. Các ứng dụng thực tế cho phép doanh nghiệp quản lý tài sản, dự án, hợp đồng, tài liệu… và tăng cường tương tác giữa các phòng ban, bộ phận và cả bên thứ 3. Chính xác, hợp lý, sáng tạo và kịp thời là những gì ESN mang đến cho các doanh nghiệp đang hoạt động trong lĩnh vực Truyền thông và giải trí.

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

YouNet SI - Doanh nghiệp đi đầu trong tư vấn và triển khai các giải pháp quản trị truyền thông, cộng tác và số hóa các quy trình hoạt động Doanh nghiệp. YouNetSI hiện là đối tác chiến lược của Bitrix Inc. (Bitrix24 & BSM) trong triển khai hệ thống Bitrix24 tại thị trường Việt Nam, Đông Nam Á và Mỹ. 

Liên hệ TẠI ĐÂY hoặc hotline: (+84) 91-958-7388 để nhận tư vấn trực tiếp.